Gestion des temps et suivi temps passé


Nous aidons les entreprises à passer du fichier excel vers une automatisation complète du processus suivi temps des collaborateurs.

Souhaitez-vous suivre les heures réalisées par vos équipes, avec une vue générale temps passé ?
Le suivi des congés et absences fait-il partie de votre cahier des charges ?
Suivre les horaires de travail en même temps que les heures réalisées sur un projet ?
Vos salariés sont-ils amenés à récupérer les heures au-delà de la durée hebdomadaire ?
Suivi des contrats annualisés ?
Déclarer les paniers repas dans le même portail que la gestion de temps ?


Essai gratuit

Gestion des temps saas - qu'est ce que c'est ?

Un outil de gestion des temps est un portail composé de plusieurs modules RH pour le suivi administratif des heures travaillées par les employés.
En tant que Solution SAAS de saisie des heures, JOUROFF propose un procédé intuitif qui permet aux TPE ou PME (petites et moyennes entreprises) de mutualiser les heures de travail d'un point de vue RH, et le suivi des activités.
En effet, le module saisie des temps s'adresse aux entreprises qui ont des besoins de gestion administrative des congés et absences, mais aussi des besoins en terme de pilotage des activités.
Dans ce dernier cas, notre système permet à chaque entreprise d'alimenter un référentiel des activités afin d'assurer le suivi des temps par activité ou par projet.

Cette approche intuitive permet la saisie des temps via un seul point d'entrée, à savoir la feuille de temps.
A l'arrivée notre solution vous propose un tableau de suivi du temps passé par ressource, aussi bien le temps par salarié, par projet ou par client.

C'est quoi le suivi des temps du personnel ?

Le domaine qui nous concerne ici, c'est la saisie des temps dans le domaine de la gestion des ressources humaines en entreprise.
Même si cela peut paraître simple pour celui qui initie le sujet, il faut souligner que dans Gestion de Temps, on peut y mettre plusieurs choses car le pointage des heures travaillées c'est aussi le temps pour gérer les projets, comptabiliser les heures sup ou encore facturer les clients...

Côté Editeurs de logiciels, ce sont les mêmes termes qui sont mis en avant, qu'il s'agisse de l'organisation des tâches, la planification du temps sur projet, ou le pointage horaire pour le suivi des ressources humaines.
A travers ce comparatif, nous allons indiquer quelques conseils et points de vigilance afin de vous orienter vers les meilleurs logiciels de suivi des temps qui correspondent à votre besoin.

Suivi des temps, dans quel cas je me trouve ?

Autant le choix de l'outil peut s'avérer épineux, mais il y a une chose dont vous avez la parfaite maîtrise, c'est votre objectif final.
En effet, avant de se diriger vers tel ou tel autre outil de gestion du personnel, il convient de lister vos besoins, lesquels sont fortement liés à votre activité.
Il y a des questions de base qu'il convient de se poser avant de se lancer...

I-) Comparatif des outils temps par projet ou par activité ?

Le pointage horaire en entreprise est une composante essentielle pour le pilotage des activités.
Dans ce domaine, il existe plusieurs approches et nous allons essayer d'établir un comparatif des logiciels en fonction des contextes d'activité.
Si votre besoin concerne le suivi des temps par projet, un outil de gestion des temps et des activités devrait être privilégié.
En effet, ce genre d'outils permettent de combiner le suivi des temps RH et la gestion des activités.

Dans la plupart des cas, le processus de pointage horaire par projet consiste à définir des portefeuilles de projets contenant chacun une liste des tâches à réaliser.
Celles-ci s'apparentent à des missions. L'on parle aussi de la gestion par affaire, notamment dans les métiers de bureaux d'études.
En parallèle, les salariés sont amenés à renseigner des feuilles de temps, afin de déclarer le temps passé par projet.

Ce genre d'actions peuvent également être accomplies par des outils de type ERP (Enterprise Resource Planning). Mais aussi des outils comme JIRA ou Microsoft Project.
Ces derniers sont orientés Planification de Ressources et Gestion commerciale.
Dans la lignée des outils de suivi d'activité, nous pouvons également citer les SIRH (Systèmes d'Information des Ressources Humaines).
Dans ce contexte, il convient de distinguer d'un côté, les SIRH orientés gestion administrative, suivi du personnel (entretien annuel, indicateurs rh, gestion paie), même si de plus en plus, l'on trouve sur le marché des SIRH intégrant un module de suivi des temps.

Parmi les besoins qui peuvent être couverts par les outils de suivi de projet, il y a le suivi des indicateurs avancement projet ou suivi crédit d'împot car ces outils ont la faculté de produire des Reportings temps passé par activité ou par profil salarié.

II-) Suivre les heures réalisées par vos équipes pour les besoins RH ?

1) Cela concerne-t-il la gestion des congés et absences, à juste titre ?

Dans ce cas, il est recommandé d'utiliser une solution dédiée Gestion de Congés, lequel saura prendre en compte les cas spécifiques de votre convention collective.
En effet, il n'est pas rare de voir des requêtes concernant la gestion du temps, pour des besoins purement de suivi de congés et absences.

2) Comptabilisation des heures supplémentaires ?

Certains utilisateurs considèrent que les outils de suivi des congés gèrent implicitement les heures supp...
Il est important de le spécifier dans votre cahier des charges, car tous les logiciels congés ne proposent pas cette fonctionnalité.

Concernant la Gestion des heures supplémentaires, il faut noter que toutes les entreprises n'ont pas le même mode de fonctionnement.
Dans certains cas, un processus simple de récupération des jours peut tout à fait convenir.
Si vous vous retrouvez dans cette situation, c'est du côté des outils SIRH de congés qu'il faudra regarder, car la plupart de ces logiciels proposent une option de type Jour de Récupération.

En revanche, s'il s'agit de gérer réellement les heures sup, cela ne pourra pas vous échapper, car les heures sup sont encadrées par votre convention collective, et les salariés y tiennent beaucoup !
Cela dit, certaines entreprises peuvent se contenter de la "déclaration occasionnelle" des heures supp. Dit autrement, le salarié déclare les heures sup lorsque l'occasion de les faire se présente.
Certains outils de suivi de congés proposent une option de déclaration des heures supp.

Pour autant, vous devez veiller à garantir les éventuelles majorations en fonction du volume horaire déclaré, notamment si cela est prévu dans votre convention collective.
A défaut de maîtriser les règles de majoration d'heures supp, vous pouvez associer votre Expert Comptable au projet de mise en place d'outil rh, et il saura vous renseigner sur les prérogatives de votre convention collective.
C'est à cette seule condition que vous saurez choisir le logiciel heures sup présentant des fonctionnalités adéquates.

Il existe des entreprises dans lesquelles la gestion d'heures sup fait partie intégrante de l'organisation de l'entreprise...c'est à dire chaque semaine travaillée peut potentiellement générer des heures à récupérer ou à rémunérer.
Dans ce cas, il est recommandé d'adopter un système spécialisé dans la gestion des heures supp.

3) Traçabilité des heures de présence ?

Cette question amène à identifier deux profils d'entreprises :
Les entreprises qui fonctionnent avec un système de badgeuse pour répertorier les heures d'arrivée et de départ des salariés
Les entreprises utilisant les feuilles de temps et activités pour le reporting temps passé.

Dans le premier cas, il convient d'utiliser une solution de type badgeuse.
Ce cas est notamment fréquent dans les entreprises du secteur industriel, même si certaines PME peuvent également être concernées par la mise en place d'une badgeuse.
Autant dans le secteur industriel, il s'agit souvent d'un badge physique à présenter à l'entrée du site, il faut noter que certains outils de déclaration des temps de présence proposent des badges virtuels via une application Mobile à télécharger, ou sur Tablette.
Cela peut avoir l'intérêt de faciliter la tâche des salariés pour indiquer l'heure d'arrivée et de départ, notamment s'il ne travaillent pas sur des PCs (ordinateurs) attitrés.

L'inconvénient dans ce genre de dispositif c'est le manque de validation par le Manager, mais aussi le manque de reporting temps passé par activité.
En conclusion, tout dépend de votre secteur d'activité, de votre capacité à équiper ou non les salariés avec des terminaux Mobiles...Ou encore de vos besoins en terme d'analyse temps et activités.

Dans 80% des cas, la méthode employée reste la saisie des heures dans la feuille de temps le Vendredi soir, à travers un outil de time tracking.

4) Suivi des heures annualisées ?

Le suivi des heures annuelles consiste en l'aménagement du temps de travail sur une période de 12 mois, pendant laquelle le salarié aura des semaines de forte activité ou de faible activité.
Ensuite, les semaines se compensent pour garantir une durée hebdomadaire de 35h en moyenne sur l'ensemble de la période.
Le but étant d'organiser le planning de l'entreprise selon les périodes d'activité plus ou moins soutenues.
La modulation est un dispositif encadré par le droit du travail, il doit faire l'objet d'une négociation et d'un accord d'entreprise.
En terme d'outil rh, l'utilisation des fiches de temps peut suffire notamment pour les petites entreprises, même si certains éditeurs de logiciels de suivi des temps passés proposent des outils dédiés Annualisation temps de travail.

Est-il avantageux d'utiliser un outil gratuit ?

Pour les entreprises qui souhaitent installer un outil gratuit pour suivre le temps de travail, JOUROFF propose une liste d'outils 100% gratuits pour le suivi du temps passé, sans inscription préalable.
Ces outils proposés gratuitement représentent une véritable alternative à l'outil saisie de temps en version premium.
Notamment si vous souhaitez déployer un logiciel de pointage, qui ne nécessite pas une automatisation complète du processus de gestion du temps et des priorités.

Notre outil de gestion du temps gratuit rempli parfaitement la fonction de pointage de présence en entreprise.
Cela ne vous coûtera aucun frais d'installation, ni de frais d'utilisation car l'accès reste illimité dans le temps, de façon totalement gratuite.
Grâce à cet outil de saisie des temps, vous ne serez plus obligés de saisir les heures dans excel.
Vous pouvez en toute simplicité saisir les heures journalières, suivant une fiche hebdomadaire ou mensuelle.
En terme d'organisation liée au suivi des heures du personnel, cette solution est beaucoup plus intuitive que l'utilisation d'un fichier excel gestion du temps.
En effet, le remplissage d'un fichier excel gestion du temps peut vite montrer ses limites lorsque le nombre d'employés augmente.

Méthodologie pour choisir la meilleure solution saas de suivi du temps

Il se trouve que le pointage horaire en entreprise est un sujet simple et complexe à la fois, car chaque entreprise ne s'attend pas à la même chose.
Pour votre confort et pour assurer le choix du meilleur outil lié à votre besoin, il est important d'élaborer un cahier des charges contenant une liste des modèles ou formats de fichiers excels attendus.
Ce cachier de charges peut alors être soumis aux éditeurs répertoriés dans la phase d'étude.
Quant aux formats de fichiers, il peut s'agir des fichiers excel que vous utilisez déja ou des modèles excel de type gestion de temps, à créer pour les besoins de l'étude.

En matière de suivi des temps RH, ces fichiers peuvent être de type :
Modèle Excel de Feuilles de temps que le Salarié est amené à renseigner (vous pouvez vous appuyer sur une image modèle trouvée sur internet)
Il convient aussi de préciser si votre processus d'organisation implique la planification des tâches en amont ? si oui, il faudra fournir un modèle de planning.
Pour finir, il faudra établir le type de synthèse mensuelle à extraire côté Manager. Ce modèle d'export dépend de la finalité du processus suivi des temps : est-ce pour le suivi des temps RH ? est-ce pour le compteur de temps par projet ? etc...

Les domaines d'application de la gestion de temps

Notre outil saas peut être modulé en fonction de votre besoin.
Si votre projet consiste à automatiser la planification du temps sur le plan RH, il vous suffit de définir les paramètres adéquats.
De la même façon, vous pouvez adapter notre portail de saisie des temps et des activités dans les différents cas suivants :

Gestion du temps et des priorités pour la synthèse temps passé par projet
Module saisie des temps pour décompter le temps sur les différentes activités de l'entreprise
Solution en ligne de suivi temps passé synchronisé avec les heures d'absences ou congés payés
Plateforme de gestion de temps pour calculer les jours d'absences RTT, arrêt maladie etc.
Solution gestion temps permettant de calculer les heures sup ainsi que leurs majorations.
Par exemple: de 35h à 43h majoration de 25%, et au delà de 43h, heures sup majorées de 50%
Gestion des temps pour suivre les feuilles de temps à l'année pour la modulation des heures
Planification et saisie des heures pour le suivi des employés annualisés
Gérer un compteur horaire en fonction de la durée hebdomadaire contractuelle.
Par exemple : Contrat du salarié à 35 h ou 39 h hebdomadaire !
Saisie des temps dans l'entreprise pour suivre le temps facturé sur projet (facturation au temps passé)
Suivi des coûts par salarié, ou le suivi budgétaire des projets.
Ce domaine de la gestion de temps concerne les experts comptables, les responsables financiers (DAF) ou contrôleur de gestion pour indéxer le temps passé au coût salarial.
Portail RH dans le cadre du pilotage des projets internes de l'entreprise.

A défaut de proposer un logiciel de gestion de temps open source, notre solution offre un espace d'essai gratuit pour mieux visualiser le logiciel.
En effet, les entreprises qui recherchent un outil de gestion de temps effectuent un benchmark ou comparatif pour identifier le meilleur système de pointage horaire.
Avant de vous tourner en priorité vers un outil de gestion du temps open source ou freemium, nous vous faisons profiter gratuitement, dès maintenant, de la version démo en ligne.

Fonctionnalités du SIRH saisie des temps



Paramètres RH
Domaine d'application
La durée hebdomadaire contractuelle du salarié
Ce paramètre permet de gérer les heures sup ainsi que le décompte des heures semaine par semaine.
Chaque collaborateur renseigne ses feuilles de temps en ligne, ensuite l'outil de gestion du temps effectue le décompte des heures en fonction de la durée hebdomadaire, et du seuil heure sup défini ci-après.
Déclaration du seuil d'heures sup
Le décompte automatique des heures supp et majorations.
Voici un exemple des calculs horaires pour un contrat de 35h hebdo :
1) Heures déclarées 39 heures
- Heures supplémentaires brutes Seuil-1 = 39 heures - 35 heures = 4 h
- Heures supplémentaires majorées = 4 heures * 25/100 = 1 h
- Heures supplémentaires totales = 4 heures + 1 h = 5 h

2) Heures déclarées 45 heures
- Heures supplémentaires Seuil-1 = 43 heures - 35 heures = 8 h
- Heures supplémentaires Seuil-2 = 45 heures - 43 heures = 2 h
Soient 10 heures sup brutes
- Heures supplémentaires majorées = (8 heures * 25 / 100) + (2 * 50 / 100) = (2 h) + (1 h) = 3 h
- Heures supplémentaires totales = 10 heures + 3 heures = 13 h
Le seuil d'heures sup pour le travail du dimanche
Certaines conventions collectives prévoient la prise en compte du dimanche en tant qu'horaire spécifique, dans ce contexte le paramètre défini ici permet le calcul automatique des heures travaillées le jour de dimanche.
Seuil heures supp pour les jours fériés
Le calcul horaire et majoration en cas de travail les jours fériés
Calcul horaire pour les heures spécifiques
Si votre convention collective prévoit un traitement particulier des heures réalisées à partir d'un certain seuil.
Exemple : dès la 8 ème jusqu'à la 12 ème heure, l'outil calcule les heures avec une majoration en fonction du taux déclaré
Heures sup et récupération
Le salarié peut faire une demande auprès de son manager pour récupérer ses heures. La récupération des heures passe par une étape de validation du Manager, directement dans le portail RH saisie des temps.
Paiement des heures supp effectuées
Notre outil de gestion des temps offre la possibilité à chaque entreprise d'activer un compteur permettant de visualiser les heures sup destinées à la rémunération.
Lors de l'export réalisé en fin de mois, ces heures sup peuvent être marquées comme étant des heures traitées par la paie.
Saisie des temps
Le salarié peut déclarer ses heures via sa feuille de temps, suivant une fréquence hebdomadaire ou mensuelle.
La validation des feuilles d'heures
L'outil gestion temps permet au Manager de valider la feuille de temps soumise par le salarié. Les deux statuts possibles sont : feuille de temps validée ou feuille de temps rejettée.
Déclaration du nombre d'heures annuelles
Si votre entreprise est concernée par les contrats annualisés, le nombre d'heures annuelles permet de suivre les indicateurs annuels en cas de modulation
Déclaration du nombre de jours annuels
Le portail RH saisie des temps propose un module forfait-jours. Le paramètre nombre de jours travaillés par an, permet de suivre les salariés au forfait jours. Dans ce contexte, l'outil saas va suivre le volume de jours travaillés à l'année,mais aussi, le nombre de jours de congés payés et absences RTT concernés par le forfait jours.
Exemple : Nb. jours par an = 216 jours, quota des congés payés = 30 jours ouvrables, RTT = 11 jours.