Gestion des temps : comment choisir le meilleur outil ?


Comment mettre en place un logiciel de gestion des temps ?

Est-ce pour le suivi RH ou le suivi des temps par activité ?
Doit-on intégrer la gestion des congés et absences ?
Mon projet concerne t-il le temps passé par projet ?
La récupération des heures fait-elle partie de mon périmètre ?


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Logiciel de gestion des temps - qu'est ce que c'est ?

Le logiciel de gestion des temps JOUROFF est un portail RH composé de plusieurs modules de gestion des temps de travail.
En tant qu'outil en ligne de suivi des temps, le logiciel propose un procédé intuitif qui permet aux PME (petites et moyennes entreprises) de mutualiser la gestion des temps de travail (RH) et le suivi d'activité.
En effet, le module suivi temps s'adresse aux entreprises qui ont des besoins de gestion administrative des congés et absences, mais aussi des besoins en terme de pilotage des activités.
Dans ce dernier cas, le logiciel gestion des temps permet à chaque entreprise d'alimenter un référentiel des activités afin d'assurer le suivi des temps par activité.

Cette approche intitulée gestion des temps intuitive permet la saisie des temps de travail via un seul point d'entrée, à savoir la feuille de temps.
A l'arrivée le logiciel gestion temps propose un tableau de suivi temps passé par ressource, aussi bien le temps passé par salarié, par projet ou par client.

C'est quoi la gestion des temps ?

Le domaine qui nous concerne ici, c'est la gestion du temps de travail.
Même si cela peut paraître clair et simple dans l'esprit de celui qui initie le sujet, il faut souligner que dans Gestion de Temps, on peut y mettre plusieurs choses car le temps de travail c'est aussi le temps pour gérer les projets, comptabiliser les heures supplémentaires ou encore facturer les clients...

Côté Editeurs de solutions de gestion des temps, ce sont les mêmes termes "gestion de temps" qui sont mis en avant que l'on traite l'organisation des tâches, la planification, le suivi d'activité ou la gestion du temps de travail pour le suivi RH.
A travers cet article, nous allons indiquer quelques conseils et points de vigilance afin de vous orienter vers le meilleur outil qui correspond à votre besoin.

Suivi des temps, dans quel cas je me trouve ?

Autant le choix de l'outil de gestion des temps de travail peut s'avérer épineux, mais il y a une chose dont vous avez la parfaite maîtrise, c'est votre objectif final.
En effet, avant de se diriger vers tel ou tel autre logiciel de gestion des temps, il convient de lister vos besoins, lesquels sont fortement liés à votre activité.
Il y a des questions de base qu'il convient de se poser avant de se lancer...

I-) Gestion du temps de travail des salariés (volet RH) ?

1) Cela concerne-t-il la gestion des congés et absences, à juste titre ?

Dans ce cas, il est recommandé d'utiliser un logiciel dédié Gestion de Congés, lequel saura prendre en compte les cas spécifiques de votre convention collective.
En effet, il n'est pas rare de voir des requêtes en Logiciel de gestion des temps, pour des besoins purement de Gestion de congés et absences.

2) Comptabilisation des heures supplémentaires ?

Certains utilisateurs considèrent qu'un logiciel de gestion de congés gère implicitement les heures supplémentaires...
Il est important de le spécifier dans votre cahier des charges, car tous les logiciels congés ne proposent pas cette fonctionnalité.

Concernant la Gestion des heures supplémentaires, il faut noter que toutes les entreprises n'ont pas le même mode de fonctionnement.
Dans certains cas, un processus simple de récupération des jours peut tout à fait convenir.
Si vous vous retrouvez dans cette situation, c'est du côté des logiciels de gestion congés qu'il faudra regarder, car la plupart de ces logiciels proposent une option de type Jour de Récupération.

En revanche, s'il s'agit de gérer réellement les heures supplémentaires, cela ne pourra pas vous échapper, car les heures supplémentaires sont encadrées par le droit de travail, et les salariés y tiennent beaucoup !
Cela dit, certaines entreprises peuvent se contenter de la "déclaration occasionnelle" des heures supplémentaires. Dit autrement, le salarié déclare les heures supplémentaires lorsque l'occasion de les faire se présente.
Certains logiciels de suivi de congés proposent une option de déclaration des heures supplémentaires.

Pour autant, vous devez veiller à garantir les éventuelles majorations en fonction du volume horaire déclaré, notamment si cela est prévu dans votre convention collective.
A défaut de maîtriser les règles de majoration d'heures supp, vous pouvez associer votre Expert Comptable au projet de mise en place d'outil rh, et il saura vous renseigner sur les prérogatives de votre convention collective.
C'est à cette seule condition que vous saurez choisir le logiciel heures supplémentaires présentant des fonctionnalités adéquates.

Il existe des entreprises dans lesquelles la gestion d'heures supplémentaires fait partie intégrante du temps de travail...c'est à dire chaque semaine travaillée peut potentiellement générer les heures supplémentaires.
Dans ce cas, il est recommandé d'adopter un logiciel spécialisé dans la gestion des heures supplémentaires.

3) Dans le cadre de la gestion des temps de travail : il y a t-il besoin de tracer le temps travaillé ?

Cette question amène à identifier deux profils d'entreprises :
Les entreprises qui fonctionnent avec un système de badgeuse pour répertorier les heures d'arrivée et de départ des salariés
Les entreprises utilisant les feuilles de temps et activités pour le reporting temps passé.

Dans le premier cas, il convient d'utiliser un logiciel gestion des temps spécialisé dans le système de badgeuse.
Ce cas est notamment fréquent dans les entreprises du secteur industriel, même si certaines PME peuvent également être concernées par la mise en place d'une badgeuse.
Autant dans le secteur industriel, il s'agit souvent d'un badge physique à présenter à l'entrée du site, il faut noter que certains outils de gestion du temps proposent des badges virtuels via un support Mobile ou Tablette.
Cela peut avoir l'intérêt de faciliter la tâche des salariés pour indiquer l'heure d'arrivée et de départ, notamment s'il ne travaillent pas sur des PCs (ordinateurs) attitrés.

L'inconvénient dans ce genre de dispositif c'est le manque de validation par le Manager, mais aussi le manque de reporting temps passé par activité.
En conclusion, tout dépend de votre secteur d'activité, de votre capacité à équiper ou non les salariés avec des terminaux Mobiles...Ou encore de vos besoins en terme d'analyse temps et activités.

Dans 80% des cas, la méthode employée reste la saisie des heures dans la feuille de temps le Vendredi soir, à travers un logiciel gestion de temps.

4) Annualisation du temps de travail ?

L'annualisation permet d'aménager le temps de travail sur une période de 12 mois, pendant laquelle le salarié aura des semaines de forte activité ou de faible activité.
Ensuite, les semaines se compensent pour garantir une durée hebdomadaire de travail de 35h en moyenne sur l'ensemble de la période.
Le but étant d'organiser le temps de travail selon les périodes d'activité plus ou moins soutenues.
L'annualisation du temps de travail est un dispositif encadré par le droit du travail, il doit faire l'objet d'une négociation et d'un accord d'entreprise.
En terme d'outil rh, l'utilisation des feuilles de temps peut suffire notamment pour les petites entreprises, même si certains éditeurs de logiciels de gestion des temps proposent des outils dédiés Annualisation temps de travail.

II-) Suivi des temps par projet ou par activité ?

La gestion du temps de travail est une composante essentielle pour le pilotage de vos activités.
Dans ce domaine, il existe plusieurs approches et nous allons essayer d'établir un comparatif en fonction des contextes d'activité.
Si votre besoin concerne le suivi des temps par projet, un Outil GTA (Gestion des temps et des activités) devrait être privilégié.
En effet, ce genre d'outils permettent de combiner temps de travail et suivi d'activité.

Dans la plupart des cas, le processus de suivi de projet consiste à définir des portefeuilles de projets contenant chacun une liste des tâches, qui s'apparentent à des affaires ou prestations.
En parallèle, les salariés sont amenés à renseigner des feuilles de temps, afin de déclarer le temps par projet.

Ce genre d'actions peuvent également être accomplies par des outils de type ERP (Enterprise Resource Planning).
Ces derniers sont orientés Planification de Ressources et Gestion commerciale.
Dans la lignée des outils de suivi d'activité, nous pouvons également citer les SIRH (Systèmes d'Information des Ressources Humaines).
Dans ce contexte, il convient de distinguer d'un côté, les SIRH orientés gestion administrative, suivi du personnel (entretien annuel, indicateurs rh, gestion paie), même si de plus en plus, l'on trouve sur le marché des SIRH intégrant un module de gestion de temps.

Parmi les besoins qui peuvent être couverts par les outils de suivi de projet, il y a le suivi des indicateurs avancement projet ou suivi crédit d'împot car ces outils ont la faculté de produire des Reportings temps passé par activité ou par profil salarié.

Méthodologie pour choisir le meilleur logiciel de gestion des temps

Il se trouve que la gestion des temps est un sujet simple et complexe à la fois, car chaque entreprise ne s'attend pas à la même chose.
Pour votre confort et pour assurer le choix du meilleur outil lié à votre besoin, il est important d'élaborer un cahier des charges contenant une liste des modèles ou formats de fichiers excels attendus.
Ce cachier de charges peut alors être soumis aux éditeurs de logiciels dans la phase d'étude.
Quant aux formats de fichiers, il peut s'agir des fichiers excel que vous utilisez déja ou des modèles excel de type suivi des temps, à créer pour les besoins de l'étude.

En matière de suivi des heures de travail, ces fichiers peuvent être de type :
Modèle Excel de Feuilles de temps que le Salarié est amené à renseigner (vous pouvez vous appuyer sur une image modèle trouvée sur internet)
Il convient aussi de préciser si votre processus d'organisation implique la planification des tâches en amont ? si oui, il faudra fournir un modèle de planning.
Pour finir, il faudra établir le type de synthèse mensuelle à extraire côté Manager. Ce modèle d'export dépend de la finalité du processus suivi des temps : est-ce pour le suivi des heures légales de travail ? est-ce pour le compteur de temps par projet ? etc...