Activité saisonnière confrontée à la modulation du temps de travail ?
✓ Vous souhaitez maîtriser la modulation du temps de travail ?
✓ Donner plus de visibilité aux salariés, pour le suivi des heures annualisées
✓ Repos anticipé pour éviter les heures sup en fin de période
✓ Imprimer le planning de modulation du temps de travail
Avant de vous donner les clés sur comment automatiser la modulation du temps de travail grâce à notre logiciel de suivi des heures annuelles, nous allons commencer par définir la modulation du temps de travail, qui est un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période annuelle.
Pendant cette période de 12 mois consécutifs, le salarié aura des semaines de forte activité, ou de faible activité selon le pic d'activité.
En effet, la modulation a pour objectif d'organiser le planning de travail du salarié, selon les périodes d'activité plus ou moins soutenues.
Pour résumer, la modulation du temps de travail c'est lorsque le temps de travail varie selon l'activité.
Ce dispositif est encadré par le droit du travail. Il s'appuie sur un accord collectif conclu au sein de l'entreprise.
Cet accord de modulation du temps de travail donne lieu à un document structurant qui fixe les règles de gestion des heures annuelles...Celui-ci devra préciser, entre autres :
º Le nombre d'heures annuelles à travailler pour le salarié
º La durée du travail hebdomadaire maximum, par exemple, un plafond de 48h hebdo
º Les conditions de déclenchement des heures supplémentaires.
º Les conditions de récupération ou de rémunération des heures sup en fin de période, le cas échéant.
º La période de référence de modulation sur 12 mois consécutifs, de l'année civile ou toute autre période.
Par exemple une période de référence peut s'étendre de Septembre de l'année N à Août de l'année N+1.
º Les types d'absences considérés comme du temps de travail effectif.
En règle générale, ces types d'absences sont déduits du quota horaire d'annualisation.
Sur la base de l'accord de modulation, l'employeur a la possibilité de faire varier les heures hebdomadaires de travail.
L'accord doit spécifier la limite de déclenchement des heures sup à rémunérer.
A supposer que la limite de décompte des heures sup soit fixée à 44h.
Dans ces conditions les heures en deça de 44h sont déposées sur un compteur de modulation.
C'est à dire que, les semaines de forte activité et faible activité se compensent entre elles, sans pour autant générer des heures sup à payer.
Par exemple, si la durée hebdomadaire moyenne est égale à 35h, le fonctionnement de la modulation est telle que :
º Semaine 1, heures travaillées = 30h, crédit modulation = -5h
º Semaine 2, heures travaillées = 40h, crédit modulation = +5h
º Semaine 3, heures travaillées = 45h, crédit modulation = +9h...+1h d'heure sup à payer, car la limile de décompte des heures sup est fixée à 44h.
A noter que les heures de modulation peuvent donner lieu à un repos compensateur, afin de réajuster le planning de modulation.
Dans tous les cas, les heures de modulation excédentaires en fin d'année, sont payées en heures sup, ou déduites sur la période suivante.
Pour vous simplifier la vie, notre outil de modulation du temps de travail propose une automatisation de ces différents calculs horaires.
La modulation du temps de travail est une approche avantageuse, car elle permet d'optimiser les ressources en adaptant le planning en fonction de l'activité de votre entreprise.
Pour autant sa gestion au quotidien peut s'avérer fastidieuse car la collecte des heures réalisées implique une adhésion des salariés, puis une comptabilisation rigoureuse des heures travaillées.
Le planning de modulation doit également intégrer les congés payés, puis les éventuelles absences de type arrêt maladie, congé parental etc.
Les choses peuvent encore se compliquer si le salarié est amené à changer le volume horaire de son contrat de travail.
Par exemple, le fait de passer la durée moyenne hebdomadaire de 35h à 28h pour un salarié souhaitant du temps partiel à 80% par exemple.
Et oui ! ça fait usine à gaz lorsque la modulation du temps de travail est gérée manuellement ou de façon artisanale par fiche papier.
Pour vous simplifier la vie, en tant qu'éditeur de logiciel temps de travail, nous avons pris l'option de construire un logiciel dédié modulation du temps de travail.
A mesure que nous accompagnons les entreprises dans les problématiques de gestion des temps de travail, nous avons remarqué que l'automatisation de la modulation du temps de travail devenait comme une évidence, tant les éditeurs de logiciels RH ne se bousculaient pas sur ce sujet.
Par conséquent, sur la base des cas concrêts rencontrés, nous avons compilé les différents modes de gestion pour vous offrir une interface permettant de simplifier les choses dans le suivi des heures annualisées.
Même si la règle de gestion des contrats annualisés parait claire, force est de constater que toutes les entreprises n'ont pas les mêmes contraintes d'organisation du travail.
Par exemple, au sein d'une même entreprise, certains salariés peuvent avoir des heures annualisées, d'autres non !
Plus concrètement, il est courant de rencontrer les situations de type :
º Salariés avec le statut de cadre au forfait-jours, avec une saisie des temps de travail par unité journalière
º Salariés avec un suivi horaire hebdomadaire, de type 35h...Avec la possibilité de générer des heures sup majorées
º Salariés en contrats annualisés avec ou sans récupération des heures, en cours de période.
Ce dernier point est très structurant car il permet de fixer les règles de récupération des heures.
A ce sujet, certaines entreprises attendent la fin de la période de modulation pour constater et traiter les heures sup.
D'autres en revanche, autorisent leurs salariés à récupérer les heures sup par anticipation.
Pour permettre un tel suivi, notre solution RH de suivi modulation permet d'activer les heures supplémentaires négatives afin de mettre en évidence les semaines déficitaires (faible activité), et les semaines excédentaires de forte activité...
Ces semaines peuvent donc s'aggréger au niveau d'un compteur annuel afin d'afficher la balance de la modulation.
Dans ce contexte, il devient aisé de planifier un repos compensateur pour le salarié, afin d'éviter un crédit d'heures sup excessif en fin de période.
En définitive, grâce à un outil d'automatisation de la modulation, vous allez pouvoir faciliter la gestion des contrats annualisés au quotidien.
Notre solution rh de suivi de la modulation vous propose les fonctionnalités de type :
♦ Tableau de board des heures annualisées permettant de mettre en évidence les heures prévues, les heures réalisées et le reste à travailler
♦ Interface utilisateur pour donner plus de transparence au salarié dans le suivi de ses heures de travail
♦ Compteur horaire proposant une traçabilité des heures acquises pour récupération ou rémunération
♦ Planning annuel à imprimer, avec une modulation horaire hebdomadaire ou mensuelle
L'annualisation est une forme de modulation des heures de travail, dans la mesure où le temps de travail n'est pas linéaire sur l'ensemble de la période annuelle.
Par conséquent, gérer la modulation implique la planification des ressources humaines.
Le suivi des heures travaillées s'appuie sur un planning prévisionnel de modulation du temps de travail.
Dans certains cas, l'accord de modulation peut fixer comme pré-requis, la mise en place d'un planning des heures annualisées.
Cela permet d'avoir une visibilité des heures planifiées...Aussi bien pour le salarié, que pour l'employeur.
Conformément au contrat de travail annualisé, le planning de modulation des heures doit intégrer :
✓ Le nombre d'heures à travailler par an, par exemple : 1607 h
✓ Le nombre de jours calendaires de l'année civile, c'est à dire 365 jours
✓ Le nombre de jours non travaillés, en considérant :
- Le repos hebdomadaires = 52*2
- Les congés payés annuels = 25 jours
- Les jours fériés (selon la convention collective de l'entreprise)
Le planning prévisionnel modulation du temps de travail a pour objectif de remplacer complètement le tableau excel suivi modulation des heures.
Notre outil s'adapte facilement à votre période de référence de modulation, sur douze(12) mois consécutifs.
Ce planning prévisionnel peut être utilisé en tant que simulateur de modulation du temps de travail.
Il permet ainsi de visualiser en un coup d'oeil les heures globales planifées sur la base de la période de référence.
Certaines entreprises utilisant l'outil modulation du temps de travail JOUROFF s'en servent en guise de simulateur de modulation des heures, grâce à l'option de saisie des heures prévisionnelles.
Côté interface, ce simulateur d'heures annuelles, propose la ligne heures prévues, par anticipation dès le début de la période.
En parallèle, la ligne d'heures réalisées permet de suivre les heures travaillées semaine par semaine.
Ce simulateur de modulation propose également une rubrique congés payés, correspondant aux congés annuels à poser !
La rubriques autres absences permet de suivre les absences de type arrêt maladie, congé parental etc.
Ce simulateur de la modulation des heures sous forme de planning prévisionnel permet un suivi efficace des heures annualisées.
En effet, la dimension heures prévisionnelles permet de simuler des exemples de calcul de la modulation des heures.
Les règles de calcul d'annualisation permettent de valoriser les dates effectives à travailler afin de projeter les 1607 h annuelles.
Le portail de calcul modulation développé par notre équipe permet de définir ces règles en toute simplicité .
Déclaration des heures hebdomadaires :
(o) A partir de la feuille d'heures, l'employé saisit ses heures de travail .
(o) Depuis le tableau de bord de suivi horaire, le portail affiche les indicateurs pertinents pour le suivi de la modulation.
Heures restantes à travailler & Solde modulation :
Ces deux KPI sont complémentaires pour le suivi de la modulation temps de travail.
Nous considérons ici un contrat salarié dont la durée hebdomadaire de travail est 35h, sur trois semaines de travail, soit un quota à travailler de 105h.
1) Semaines de modulation haute :
Heures restantes = 105h - [ 36h + 36h + 36h ] = -3h
Solde modulation = +1h +1h +1h = +3
Commentaire de la règle de calcul annualisation :
Heures restantes = -3h, stipule que le calcul modulation doit 3h à l'employé.
Force est de constater que ces 3h se répercutent dans le solde modulation.
2) Semaines de modulation basse :
Heures restantes = 105h - [ 34h + 34h + 34h ] = 3
Solde modulation = -1h -1h -1h = -3
Commentaire de la règle de calcul :
Heures restantes = 3h, stipule que l'employé doit 3h à son entreprise.
Force est de constater que ces -3h se répercutent dans le solde modulation temps de travail.
3) Considérons cette fois-ci des semaines hautes incluant un arrêt maladie ou accident de travail:
Heures restantes = 105h - [ 36h + 36h +35h (arrêt maladie) ] = -2h
Solde modulation = +1h +1h +0h = +2
Commentaire de la règle de calcul :
Dans ce cas, le calcul modulation doit 2h à l'employé, et cela se répercute dans le solde modulation temps de travail
Interprétation de la règle de calcul annualisation :
C'est le solde cumulé des semaines basses et hautes qui détermine le solde d'annualisation du temps de travail.
Prise en compte des congés payés ou absences dans le cadre de la modulation:
Il est important d'intégrer les congés payés dans le système de calcul de la modulation.
Notre portail propose un module dédié au suivi des congés.
Toutefois, le tableau de bord de suivi modulation intègre un module de décompte congés payés annualisation, dans le contexte de la modulation temps travail.
Il est également possible de calculer l'annualisation année incomplète grâce à l'automatisation proposée par notre portail RH.
Pour ce faire, il suffit d'indiquer les dates qui correspondent à la période d'embauche, puis le système se charge de valoriser les dates à travailler dans le contexte de la période incomplète de modulation, qui est généralement moins de 1607h.
Notre outil de modulation permet de mettre en évidence les heures négatives dues aux semaines de faible activité.
D'un simple clic, vous pouvez indiquer au logiciel la génération des heures sup négatives, de façon à déterminer précisement, les périodes au cours desquelles le salarié a travaillé en deça de la durée hebdomadaire de travail.
Cependant, la lecture doit se faire sur l'ensemble de l'année, car au cours des semaines de forte activité, le système génère un crédit positif.
Ces différentes semaines forte et faible, se compensent au cours de l'année.
En fin de période, on peut s'attendre à plusieurs situations :
✓ heures de modulation non effectuées
Le but du planning prévisionnel c'est d'éviter ce genre de situation où l'on se retrouve avec un solde négatif.
Le planning doit servir de repère pour mieux anticiper les choses.
Cependant, les heures de modulation non effectuées peuvent être liées à une baisse d'activité inattendue, où l'entreprise n'a pas pu occuper ses ressources humaines.
Dans ce cas de figure, l'accord de modulation doit fixer la règle de rattrape des heures, mais aussi les conditions de report d'heures de travail d'une année sur l'autre.
✓ Régularisation du compteur en fin de période de modulation
Pour régulariser les heures en fin de période, notre outil de modulation du temps de travail propose une fonctionnalité intitulée Ajustement.
En effet un ajustement de type débit ou crédit peut être fait sur le compteur, en fin de période de modulation.
JOUROFF en tant que logiciel temps de travail vous permet de digitaliser tous les processus de saisie des temps ou de demandes de congés.
Vous pouvez composer votre logiciel RH selon les besoins de votre entreprise. Notre solution SIRH peut être utilisée dans les différents cas suivants :
♦ Gestion des contrats annualisés et calcul des heures travaillées sur les activités de l'entreprise
♦ Suivi des heures de travail annualisées indexées aux projets (temps par projet)
♦ Modulation du temps de travail et planification des congés payés et absences
♦ Modulation du temps de travail avec récupération des heures.
♦ Gestion des temps avec décompte des heures sup et majoration.
Exemple, volume horaire de 35 heures à 43 heures, avec application d'un taux de majoration de 25%, puis 50% au delà de 43 heures
♦ Saisie des heures travaillées via le module feuille de temps, puis comptabilisation des heures annuelles
♦ Modulation des heures suivant une période semestrielle ou annuelle
♦ Gestion d'un compteur horaire annuel par salarié. Le logiciel heures de travail propose le paramétrage des seuils hebdomadaires pour alimenter les heures en dépassement par semaine.
Exemple : pour un contrat à mi-temps de 22 heures. le logiciel temps de travail affecte un seuil de 22h pour déclencher les heures complémentaires ou supplémentaires selon le profil du salarié.
♦ Possibilité pour l'employeur de gérer la modulation du temps de travail conjointement avec le suivi d'activité, à savoir le suivi des coûts de salaires liés aux heures réalisées.
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