Quels critères pour choisir la meilleur offre logiciel congés et absences ?

Qu'est-ce que la gestion des congés ?

Plus qu'une question d'organisation rh, dans la plupart des législations code du travail des différents pays, le congé est un droit pour les salariés.
En effet les congés payés, comme il convient de les disigner représentent une période de plusieurs jours, au cours de laquelle le salarié se soustrait à ses obligations professionnelles, tout en continuant à percevoir son salaire en raison d'une obligation légale de son employeur.
Cette période d'absence répond à des contraintes administratives décrites dans la convention collective de chaque entreprise.
Grâce à la loi travail, il existe un cadre juridique commun à toutes les entreprises, pour préciser le nombre de jours maximum auxquels le salarié a droit.
A cela s'ajoutent les conditions de prise de congés et périodes légales, qui s'imposent aussi bien au salarié qu'à l'employeur.

Au regard de la multitude des règles de gestion rh à observer, la gestion des congés est un sujet complexe qui mérite d'être traité avec la plus grande rigueur.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des congés ?

Même si pour les plus petites entreprises, le fichier excel gestion congés peut avoir toute sa place, il faut souligner que la gestion des congés impliquent des tâches chronophages qui n'ont pas de réelle valeur ajoutée pour les missions stratégiques de votre entreprise.
Dans ce contexte, la mise en place d'un Logiciel de gestion des congés et absences représente un grand intérêt car il permet d'automatiser un certain nombre de tâches répétitives.
Le but étant de gagner du temps et de l'éfficacité.

Vous allez ainsi, vous concentrer aux tâches stratégiques pour le développement de votre entreprise.
L'autre élément à prendre en compte c'est la fiabilisation des informations car dans la gestion des congés, il est question de faire des calculs de solde congés des salariés, mais aussi la gestion des compteurs de jours acquis par période.

En conclusion, l'utilisation d'un outil de congés vous met à l'abri des erreurs d'appréciation des droits à congés de vos salariés.
Et les salariés gagnent en autonomie car chacun dispose d'un espace personnel dédié pour :
formuler ses demande de congés
visualiser un tableau de bord sur les congés payés acquis et les congés non pris...cela évite de solliciter en permanence le gestionnaire rh.

Comment choisir un logiciel de congés et absences ?

Cela ne vous a pas échappé car depuis l'avènement d'Internet, les logiciels jusque là développés sur mesure, deviennent des services à consommer en ligne.
Ce type de logiciels dits logiciels en mode saas représentent l'avantage d'accéder rapidement à un produit "tout fait".

En effet grâce aux logiciels saas, le temps de réalisation est réduit, voir inexistant !
Cependant, cette belle promesse du logiciel internet présente un inconvénient qui est le manque de souplesse en terme d'adaptabilité.
Dorénavant, c'est à l'utilisateur de s'adapter au logiciel...fini l'époque où l'informaticien se déplaçait dans les bureaux pour recueillir les avis des futurs utilisateurs.

C'est la raison pour laquelle, il est important d'élaborer dans un premier temps un cahier des charges.
L'idée étant de disposer d'un document écrit pour lister les fonctionnalités attendues, en commençant par décrire :

º les règles de gestion de congés au sein de votre entreprise
º procesus de validation par un ou plusieurs managers
º mode d'acquisition congés payés...acquis mensuellement ou annuellement ?
º mode de gestion en jours ouvrés ou jours oubrables
º règle de calcul compteurs ticket restaurant
º prise en compte des salariés à temps partiel
º gestion des salariés au forfait jours
º accord d'entreprise en terme de jours de fractionnement
º absences exceptionnelles
º prise en compte du télétravail
º règles d'accès au planning congés
º Compte épargne temps (CET)
º Etc...

Cela permet de souligner les points importants relatifs à votre convention collective...Effectivement, l'on peut parfois considérer que la gestion des congés est un cadre général (des règles de gestion communes) que tous les logiciels du marché savent traiter.
Force est de constater qu'en matière de droit de travail, les spécificités de chaque entreprise doivent être traitées en tant que telles.

Même si les logiciels congés que l'on peut trouver sur le marché sont suffisament fournis, l'intérêt de rédiger un cahier des charges est de permettre à l'éditeur de logiciels rh de prévoir le paramétrage adéquat afin d'adapter le logiciel à votre situation.
Il est donc recommandé de présenter ce cahier des charges aux éditeurs de logiciels congés que vous aurez l'occasion d'approcher.
Et il ne faut pas surtout oublier d'analyser la liste des fonctionnalités proposées, notamment si l'éditeur offre la possibilité de tester le logiciel avant de se lancer.

Faut-il se diriger vers un logiciel SIRH ou un outil dédié gestion de congés ?

Le projet de mise en place d'un logiciel de gestion des congés peut soulever d'autres intérrogations de type, devons-nous élargir la digitalisation rh à d'autres besoins ?
En effet cela peut être l'occasion de mener une étude beaucoup plus large afin de choisir le logiciel rh le plus adapté pour votre entreprise.
Pour rappel un Logiciel SIRH est un portail rh composé de plusieurs briques logicielles en gestion des ressources humaines.
Selon les cas, un logiciel SIRH peut intégrer les fonctionnalités de type Gestion administrative RH, Dématérialisation de la paie, Gestion des temps et des activités etc...

Bien évidemment, tout dépend des orientations que vous souhaitez prendre en matière de digitalisation rh.
Car le périmètre fonctionnel a un impact sur le coût d'acquisition d'un outil sirh.
Cela dit, Internet offre un tel panel d'outils rh et comparatif, qu'il sera toujours possible de trouver le meilleur rapport qualité prix pour votre logiciel rh.

Que se passe-t-il si la législation code du travail évolue en matière de gestion rh ?

S'il y a un domaine voué a de multiples changements c'est bien celui de la législation du code du travail.
Ce point doit être pris en considération dans les critères de choix de votre logiciel rh.
La plupart des logiciels professionnels en gestion des ressources humaines intègrent cet aspect au moyen d'un paramétrage intuitif.
Il est important de bien explorer les fonctionnalités offertes par le logiciel rh, afin de s'assurer que celui-ci soit évolutif.