Logiciel temps de travail et gestion des heures employés

Logiciel de gestion des heures de travail - qu'est ce que c'est ?

JOUROFF est un logiciel de gestion des temps qui propose un panel très large d'outils de traçabilité du temps de travail.
Aussi bien la gestion des heures sur le plan ressources humaines, ou le suivi des heures par activité.
En effet les employés disposent d'un outil avec plusieurs modules, à commencer par le suivi de planning, la gestion des CP et absences, ainsi que le décompte des heures de récupération.

Grâce à notre solution, gérer le temps de travail des collaborateurs devient très facile dans la mesure où la gestion du temps de travail nécessite plusieurs composantes, tant sur le plan ressources humaines, que sur le fait de gérer le temps imputable à chaque activité.
Pour les entreprises qui souhaitent mettre en place le suivi analytique temps passé, notre outil de gestion des temps et des activités propose une approche intuitive de suivi des heures de travail combiné au suivi d'activité.
Cette méthodologie de suivi des heures permet de définir sa base de données d'activités, de façon à représenter efficacement l'organisation du travail de votre entreprise.

Pour répondre efficacement à votre besoin de digitalisation des heures de travail, il convient d'identifier le cas dans lequel vous vous trouvez :
✓ Les salariés sont-il autonomes pour saisir les heures dans le logiciel temps de travail ?
✓ A l'inverse, ce sont les responsables RH qui peuvent assurer la saisie des heures de travail dans le logiciel temps de travail
✓ Dans le cas d'une saisie par les employés, le suivi des heures fait-il l'objet d'une validation ?
✓ La gestion des repos et absences fait-il partie du périmètre des fonctionnalités à retenir ?
✓ L'outil de suivi des heures doit-il prendre en compte les contrats annualisés ou la modulation des heures de travail ?
✓ Il y a t-il besoin d'extraire en fin de mois les élements de variables de paie (EVP) ?
✓ Le suivi des heures de travail passe-t-il par une application mobile pour plus d'autonomie pour les salariés ?
✓ Le logiciel temps travail doit-il permettre la déclaration des paniers repas ?

Le suivi des heures majorées ou heures de récupération

Pour le suivi des heures de récup, notre système propose deux(2) méthodes.

(1) Compteur temps de travail à travers la feuille de temps :
Dans cette approche, les salariés déclarent les heures travaillées par semaine.
Ensuite le logiciel heures de travail effectue le décompte des heures de récupération.
Cela se fait via l'espace feuilles de temps du logiciel.
L'intérêt d'une telle approche est que la saisie du temps de travail dans l'outil temps de travail, peut également servir à gérer le temps pour les contrats de travail annualisés, dans le cas où votre entreprise gère des contrats annualisés.
Le suivi des heures annualisées est très répondue dans les entreprises qui ont une activité saisonière nécessitant de moduler les heures de travail.
A noter que le lissage des heures à l'année implique la signature d'un accord de modulation des heures de travail entre l'entreprise et les réprésentants des salariés.

(2) Le salarié déclare directement les heures effectuées semaine par semaine de façon à alimenter son compteur d'heures à récupérer :
Dans ce cas de figure, les salariés déclarent directement les heures en plus qu'ils estiment avoir effectuées.
Cette approche évite de devoir saisir les heures globales travaillées, car la comptabilisation des heures de récup se base directement sur la déclaration du salaré.
En parallèle, l'employeur peut rejeter ou valider la feuille d'heures soumise par le salarié.

Paramétrage des règles pour l'appréciation des heures à récupérer ou payées :

Concernant la comptabilisation des heures, il faudra préciser les conditions de décompte des heures travaillées au delà des heures contractuelles, suivant les critères :
º Seuil et majoration pour le dimanche travaillé (à récupérer ou à payer ?)
º Seuil et majoration pour les jours fériés travaillés (à récupérer ou à payer ?)
º Seuil hebdomadaire de déclenchement des heures à récupérer
º Seuil hebdomadaire de déclenchement des heures à payer

A moins que votre convention collective stipule que les heures travaillées en plus soient payées, et qu'il n'y ait jamais de récupération des heures...
Pour vous donner une idée, dans certaines entreprises la règle de comptabilisation des heures de récupération est telle que :
- de 35h à 43h => Récupération des heures (repos compensateur)
- Au delà de 43h => Paiement des heures, à extraire depuis le logiciel temps de travail

Gestion du temps de travail : qu'est-ce que c'est ?

En milieu entreprise, la gestion du temps est un ensemble d'outils et processus rh destinés à suivre les indicateurs d'organisation des heures de travail dans l'entreprise.
Le suivi des heures répond à la fois aux critères organisationnels et administratifs, car d'un point de vue légal, chaque entreprise a l'obligation de faire respecter la durée légale de travail des salariés.

Dans ce cadre nous avons développé un logiciel qui offre des facilités dans la gestion des heures de travail des collaborateurs, tout en intégrant les spécificités de leurs contrats.
Par exemple, notre solution de gestion des ressources humaines prend en compte le suivi des salariés au forfait-jours.
Dans ce contexte le logiciel offre une interface de saisie du temps au format journalier.
De la même façon, les employés disposant d'un compteur d'heures pourront continuer à imputer leurs heures dans des feuilles de temps hebdomadaires ou mensuelles, au format heure début et heure fin.

Comment organiser les heures de travail dans le portail suivi des temps ?

Il appartient à chaque entreprise d'organiser les heures de travail pour l'ensemble de ses salariés.
Suivant le domaine d'activité de l'entreprise, il peut y avoir plusieurs processus d'organisation de travail.
Par exemple, une entreprise qui évolue dans le secteur de l'édition de logiciel fonctionne généralement sous forme de projet...

Dans ce contexte le travail s'organise en fonction des sujets clairement définis, avec des objectifs à atteindre et un temps alloué connu à l'avance.
Cependant, dans la majorité des cas, l'organisation des heures de travail se veut agile...Dans ce contexte, l'entreprise est amenée à définir un planning à plus ou moins long terme...et être capable de l'adapter en fonction des priorités de l'activité.
Pour gagner en efficacité, il est recommandé d'utiliser un SIRH de suivi des heures approprié, afin d'automatiser le processus d'organisation du travail.

En tant qu'éditeur de logiciel heure de travail, JOUROFF vous offre un panel d'outils rh de suivi des heures...Parmi lesquels :

♦ SIRH de gestion des heures et suivi projet
JOUROFF propose un système de saisie des heures qui permet de gérer un compteur de temps projet.
Ce suivi des heures passe par la modélisation de votre activité. L'objectif étant la mise en place de votre base de données de suivi d'activité.

♦ L'outil de suivi des heures annualisées
Cet outil permet de définir par salarié, un planning prévisionnel de suivi des heures annuelles.
En parallèle, le sirh de saisie des temps offre une interface de type feuille de temps en ligne, pour la saisie des heures de travail.
Le salarié peut ainsi déclarer les heures travaillées en toute autonomie.
En effet, le temps de travail en entreprise doit être géré de façon intuitive afin de faire adhérer les employés.

♦ Outil de suivi des heures pour la comptabilisation des heures à récupérer
Parmi les fonctionnalités offertes par le logiciel heures de travail, vous trouverez un tableau de comptabilisation des heures de récupération permettant aux collaborateurs de maîtriser leur contingent temps de travail.
Le processus de gestion des heures de récup passe par le paramétrage des seuils hebdomadaires en fonction du contrat du salarié.

♦ Outil gestion des heures et planification des ressources
Dans certaines entreprises, l'organisation du travail passe par la mise en place d'un planning de suivi du temps de travail.
Le module planning heures de travail fait partie intégrante du SIRH de suivi des heures JOUROFF.
Le but étant de vous offrir un large panel d'outils rh de gestion des heures pour digitaliser l'ensemble des processus de votre entreprise.

♦ La planification du temps de travail intégrant la gestion de la paie
La gestion de la paie implique la prise en compte des indicateurs de temps de travail, de façon mensuelle.
Pour cela, les logiciels de paie du marché comme SILAE, SAGE ou bien d'autres, proposent un interfaçage avec les logiciels heures de travail des employés.
Bien souvent, cela se fait sous forme d'export côté outil suivi des heures, puis import côté Paie.
Certains logiciels de paie proposent des API en tant que connecteur informatique, pour faciliter l'échange d'information entre le portail de Gestion RH et la Paie.
L'avantage d'une API est de vous affranchir du téléchargement et de l'importation manuelle du fichier exporté.

Heures d'équivalence : qu'est-ce que c'est ?

Les heures d'équivalence est un régime spécifique dans lequel les heures de travail comportent des périodes d'inaction exclues du contingent d'heures effectives de travail.

Le régime d'heures d'équivalence s'applique dans les secteurs d'activité où le salarié est tenu de rester sur son lieu de travail, avec des temps d'attente ou d'inactivité, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations privées.
En effet, le salarié se tient à la disposition de son employeur dans le régime d'équivalence.
Dans ce contexte, le salarié réalise une durée de travail supérieure à la durée légale.
Cependant, le système de comptabilisation des heures de travail retient uniquement une portion d'heures considérées comme heures effectives de travail.
Par exemple : les heures déquivalence peuvent aller de minuit à 9h, mais en termes de temps de travail effectif, l'on ne retient que 3h.

C'est à ce niveau que le logiciel heures d'équivalence comme JOUROFF va vous simplifier la tâche grâce au paramétrage du régime d'équivalence, en vue d'automatiser le décompte des heures, y compris les majorations applicables en régime d'équivalence, selon votre convention.
Toutefois, le régime d'équivalence ne doit pas être confondu avec l'astreinte qui est un dispositif qui oblige l'employé d'intervenir sur une mission de travail à la demande de son employeur, sans être sur son lieu de travail.
En effet, en cas d'astreinte, le salarié peut rester à son domicile ou dans les environs.

Les domaines d'application de la Gestion des temps

JOUROFF est un logiciel de suivi analytique temps passé qui permet d'automatiser les procédures de saisie des heures de travail en entreprise, du point de vue ressources humaines ou suivi du temps.
De ce fait, vous pouvez composer votre Solution SIRH à la carte en fonction de vos besoins. Notre logiciel de saisie des heures peut être utilisé dans les différents cas de figure listés ci-dessous.

Comment configurer un logiciel temps de travail ?
La fonction principale d'un outil de gestion du temps de travail est l'appréciation des heures de récupération ou à payer.
L'administrateur peut accéder à l'interface de paramétrage de l'outil pour configurer les heures de contrat hebdomaire par salarié.
La fonctionnalité gestion des utilisateurs offerte par l'outil suivi des heures permet de définir le volume d'heures effectuées par semaine selon la nature du contrat de travail de chaque employé.
La captation des heures se fait grâce à la mise en place d'un système de pointage des heures salariales, pour permetre à l'outil RH de déclencher automatiquement la comptabilisation du temps de travail par collaborateur.

♦ Gestion des temps pour le suivi d'heures par activité
♦ Outils de suivi des heures sur les différentes activités déclarées au sein de l'entreprise
♦ Logiciel en ligne gestion des heures synchronisé au tableau des CP
♦ Gestion des heures de travail dans le cadre de l'estimation des jours de récupération (absences RTT).
♦ Gestion du temps de travail pour le suivi des heures de récup et majoration suivant les dispositions légales de votre convention collective.
Exemple: 35 heures à 43 heures, taux de majoration 25%, et au delà de 43 heures, taux de majoration de 50%
♦ Solution saas pour suivre le temps travail dans le cadre de la gestion des heures annuelles
♦ Logiciel qui offre une interface temps de travail pour le décompte horaire et le suivi des heures travaillées, avec une modulation des heures
♦ Gestion heures de travail et mise en place d'un compteur horaire suivant la durée hebdo de travail.
Exemple : Contrat du collaborateur avec un volume horaire de 36 h ou 42 h hebdomadaire
♦ Logiciel RH temps travail pour le décompte des heures liées à la facturation temps passé par projet
♦ Gérer le temps de travail pour le suivi budgétaire des projets
♦ Suivi des heures ou time tracking dans le cadre du pilotage des projets clients.

Dans la famille des logiciels SIRH en entreprise, l'on trouve des offres spécialisées proposant des fonctionnalités avancées dans le domaine de gestion de temps avec une dimension comptabilisation des heures d'un point de vue ressources humaines.
Il paraît donc avantageux pour une entreprise qui emploie plusieurs salariés de privilégier un outil de suivi des heures qui puisse combiner ces différents aspects afin de faciliter la gestion des employés au quotidien.

En matière de gestion du temps, il est important d'évaluer les avantages côté salariés pour le pointage des heures, mais aussi au niveau de l'interface de gestion du temps, puisque la finalité d'un outil de suivi des heures est de faciliter l'extraction des informations pour le traitement des bulletins de paie en fin de mois.
Le suivi des heures travaillées semaine par semaine est également une composante essentielle pour maîtriser les temps consommés.
Chaque entreprise peut ainsi effectuer l'aggrégation des heures extraites de l'outil de gesion du temps en les enrichissant dans son tableur excel de synthèse, soit pour tracer des heures à facturer par projet ou par client, ou tout simplement pour la traçabilité des heures en cas d'inspection de travail.
Dans ce cadre, il est primordial que le logiciel soit fiable à 100% de manière à restituer des données exploitables pour le suivi des contrats des salariés.

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Fonctionnalités de l'outil de gestion du temps