Gagnez en productivité : logiciel gestion projet intuitif

Qu'est ce qu'un logiciel gestion projet ?

Un logiciel gestion de projet est un outil qui aide à l'organisation des activités d'un projet pour atteindre les objectifs fixés, en temps et en heure.
Un logiciel projet offre des fonctionnalités de planification de ressources pour aider le chef de projet à disposer les composantes essentielles pour le bon déroulement du projet.

Suivi consommé sur un projet

Le volume temps consommé sur un projet est un indicateur essentiel pour s'assurer du bon déroulement du projet.
Nous pouvons citer le cas d'un cabinet de consulting dont le nombre de jours facturés est défini à l'avance.
Grâce à la fonctionnalité de suivi analytique temps passé, le chef de projet peut maîtriser en un clin d'oeil le temps consommé sur le projet, le décalage induit, ainsi que les collaborateurs impliqués dans chaque phase du projet.

Le logiciel offre à chaque collaborateur un espace Timesheet dédié pour indiquer le nombre d'heures passées sur une affaire, par phase etc...
Si vous avez des contraintes de suivi de rentabilité ou budget, le total d'heures par phase est mis en corrélation avec le montant des honoraires, ce qui permet de calculer la rentabilité du projet.
En effet, notre logiciel gestion par affaire offre un état de rentabilité des projets.
Le logiciel projet JOUROFF peut être utilisé dans différents secteurs d'activité, le BTP, bureaux d'étude ou ingénierie.

Pourquoi choisir l'outil suivi de projet JOUROFF ?

La force de notre logiciel repose sur deux(2) aspects : modélisation et suivi analytique !
En effet, la plupart des logiciels vous offre une structure de données à trois(3) niveaux : Projet => Sous projet => Tâches...

Tandis que le logiciel JOUROFF a mis au point un modèle de données adaptable qui vous permet de construire en toute flexibilité, votre base de données d'activité, jusqu'à 8 niveaux de représentation.
Vous modélisez les ressources de type : Portefeuilles de projets représentant des clients ou pôles d'activité, lesquels contiennent des projets, qui contiennent à leur tour des lots ou sous-projets, puis la liste d'activités ou tâches, ou encore la liste des prestations selon la nature de votre métier.

Vous disposez également de la notion d'axes analytiques pour modéliser des groupements de projets ou caractéristiques communes aux projets.
L'autre aspect développé par notre logiciel projet est le suivi analytique.
Cela consiste à décomposer le temps passé ou la charge projet par ressource, pour vous offrir une vision 360° des temps consommés en entreprise ou sur portefeuilles projet.

Gestion de projet dans l'outil JOUROFF mode d'emploi

Modélisation du système d'information : arborescence projets

Notre outil de planification de ressource accorde une place importante à la représentation des données.
Nous sommes parti du constat selon lequel les logiciels sont désormais en mode Saas (logiciel en ligne) avec un modèle de données pré-codé. Cela ne laisse pas beaucoup de possibilités aux entreprises de disposer d'un logiciel sur mesure, ou se rapprochant au plus près de leur métier.
C'est la raison pour laquelle nous avons imaginé un modèle de données adaptable qui consiste à représenter votre contexte d'activité.
Grâce à notre capacité d'adaptation, les organisations que nous modélisons peuvent être à la fois simples et complexes. Nous pouvons citer l'exemple d'une entreprise qui souhaitent mettre en évidence des activités internes de gestion RH d'un côté, puis les projets de recherche et développement (R&D) de l'autre côté.
Pour ce faire, notre système propose un référentiel qui permet de créer plusieurs catégories d'activités.

Axes analytiques : caractéristiques communes aux projets ou groupement.

Suivant l'exemple évoqué ci-dessus, les projets de type R&D peuvent avoir des contraintes métier supplémentaires.
Par exemple, le fait que certains projets de recherche et développement peuvent être éligibles au crédit d'impôt CIR ou CII, notre outil offre la fonctionnalité de groupement de projets en tant qu'axe analytique.
Dès lors, il devient possible de filtrer les projets ayant la caractéristique crédit d'impôt, pour pouvoir répertorier les indicateurs de suivi ou le cumul de charges sur ce type de projet.
A noter que les axes analytiques s'appliquent dans plusieurs cas possibles et imaginables, comme par exemple, le fait de filtrer un financeur affilié à un ou plusieurs projets.
Le cas du financeur Europe sur les projets censés justifier leurs financements aacordés par l'unition européenne.

Planification de la charge du projet

La planification de la charge sur un projet est une fonction essentielle pour le bon déroulement du projet.
Dans le logiciel JOUROFF, la charge à consommer peut être définie globalement sur un projet. Cela s'apparente au chiffrage global du projet.
Mais la charge peut également être ventilée par collaborateur, de façon à élaborer un tableau de planification de la charge qui tient compte des contraintes organisationnelles au niveau de chaque collaborateur en intégrant les éventuels congés ou absences dans le planning projet.
Cette approche d'affectation de la charge projet sur les membres de l'équipe projet permet d'élaborer un planning ou rétro-planning au plus près de la réalité du terrain.

A noter qu'un rétro-planning est une méthode de planification inversée dans laquelle l'on fixe la date de livraison du projet dans un premier temps ou le point d'atterrissage, ensuite l'on intègre les travaux à mener sur les étapes précédentes.
En d'autres termes, dans le rétro-planning la fin justifie les moyens.
Voici un exemple qui illustre un rétroplanning dans le cadre d'une gestion de projet visant à développer un site internet.
♦Réservation du nom de domaine du site 1 an avant (en tant que deadline ou point d'atterrissage du projet)
♦ Création des rubriques du site 8 mois avant
♦ Création du contenu 6 mois avant
♦ Mise en forme du site 1 mois
♦ Etc.

Que ce soit pour l'élaboration d'un planning projet standard qui part du début des tâches, notre outil de planification de charge vise à planifier les actions et charge à consommer dans le temps, date par date, au niveau de charge membre de l'équipe projet.

Rapprochement charge prévisionnelle et temps consommés

La planification de la charge projet vise à garantir le respect des délais, mais surtout le non dépassement du budget ou du temps consommé.
Pour assurer l'équilibre entre le prévisionnel et le consommé, notre logiciel propose un module qui permet de faire le rapprochement entre la charge allouée et le temps consommé sur le projet.
Lorsque la charge planifiée n'est pas respectée, le logiciel affiche le différentiel ou l'écart du consommé en rouge, de façon à alerter le chef de projet.
Ci-dessous l'illustration par un exemple :

Préférence estimation charge

La gestion des projets est un domaine dont le mode de fonctionnement varie selon les entreprises ou selon les sujets.
Dans le suivi de projet, il peut arriver qu'un l'on s'intéresse uniquement au temps consommé, sans pouvoir établir un prévisionnel projet.
Ou encore, ne pas pouvoir définir un chiffrage, mais plutôt additionner les charges affectées à chaque collaborateur pour déterminer la charge globale du projet.
Pour gérer efficacement ces différentes contraintes, le logiciel suivi de projet JOUROFF propose options pour estimer la charge d'un projet. Parmi lesquelles :

♦ Désactivation suivi charge :
Aucun indicateur de suivi de charge ne sera affiché pour ce projet.

♦Valeur fixe :
Chiffrage global du projet. Exemple : 100 jours estimés pour la réalisation du projet.

♦ Valeur fixe, et rapprochement charges allouées :
Chiffrage global, qui sera ensuite comparé aux charges prévisionnelles cumulées de chaque employé, afin de mesurer l'écart.

♦ Cumul charges allouées sur collaborateurs:
Le chiffrage global correspond au cumul des charges allouées sur chaque collaborateur.

♦ Pas de prévisionnel, mesurer uniquement le temps consommé :
Le logiciel se focalise sur le consommé via les feuilles de temps, c'est à dire, les imputations du temps consommé sur le projet

Préférence Estimation budget

Comme pour l'estimation de la charge détaillée ci-dessus, le logiciel propose plusieurs options pour estimer le budget.

♦ Désactivation budget projet :
Aucun indicateur de suivi de coût ou rentabilité ne sera affiché pour ce projet

♦ Valeur fixe :
Chiffrage global du projet. Exemple : 80 000 € estimés au titre du budget prévisionnel du projet

♦ Valeur fixe, et rapprochement coût RH prévisionnel :
Chiffrage global, qui sera ensuite comparé à la charge prévisionnelle sur chaque collaborateur, convertie en coût RH, afin de mesurer l'écart

♦ Cumul coûts RH alloués sur collaborateurs:
Le chiffrage global correspond au cumul des charges allouées sur chaque employé, converti en coût RH

♦ Pas de prévisionnel, mesurer uniquement le coût consommé :
Le logiciel se focalise sur le consommé via les feuilles de temps permet de déclarer les heures réalisées sur le projet

♦ Valeur fixe, et rapprochement facturation prévisionnelle :
Chiffrage global, qui sera ensuite comparé à la charge prévisionnelle sur chaque collaborateur, convertie en montant à facturer, afin de mesurer l'écart.

♦ Cumul facturations allouées sur collaborateurs:
Le chiffrage global correspond au cumul des charges allouées sur les collaborateurs, converti en montant à facturer

♦ Pas de prévisionnel, mesurer uniquement le montant à facturer :
Le logiciel se focalise sur le consommé via les feuilles de temps

Saisie des temps et suivi analytique temps passé

Une des composantes essentielles dans le suivi de projet c'est le suivi du temps passé par ressource.
Notre outil gestion des temps s'appuie sur la modélisation des données effectuée en amont afin de produire des indicateurs pertinents.

Comme décrit dans l'introduction, la première des choses à faire c'est la modélisation de votre modèle de données.
Cela passe par notre format de données afin de mieux représenter votre métier.
Cette étape permet de mettre en évidence les types de ressources gérées par votre système d'information.

Suivant vos contraintes de suivi temps et activités, le logiciel suivi projet JOUROFF offre la possibilité de créer des portefeuilles de projets représentant des clients ou des poles de compétences.
Dans ces portefeuilles s'y trouvent des projets qui peuvent à leur tour, être modélisés en plusieurs phases.
Le but pour le logiciel suivi projet étant la mise à disposition d'un tableau de bord qui permet de maîtriser le temps passé par projet, par collaborateur ou par activité.

La planification des tâches

Suivant les contraintes d'organisation, tous les projets ne nécessitent pas une planification des tâches à réaliser dans un délai imparti.
L'organisation des tâches avec des dates butoirs ou des jalons se pratique généralement sur les projets ayant des délais de livraison précis, le plus souvent sur les projets IT.
Dans un tel contexte, l'élaboration d'un diagramme de Gantt permet de visualiser les tâches dans le temps.
Dans le cadre de la gestion de projet, un jalon aussi appelé milestone est une échéance importante du projet, symbolisé par un losange dans un diagramme de Gantt.
Le logiciel de gestion projet JOUROFF propose un outil de planification des tâches qui permet de matérialiser les dates d'échéances des différentes actions à mener jusqu'à la fin du projet. Mais aussi les dépendances entre les tâches à travers un diagramme de Gantt.

Toutefois, certains projets ne nécessitent pas la planification des tâches et des délais de livraison, car l'accent est mis sur la charge consommée, plutôt que les dates butoirs et délai de livraison.
Cet aspect de suivi du consommé sur un projet est mis en avant dans notre logiciel de suivi de projet pour offrir une vision globale aux directeurs de projet, du point de vue charge ou coût prévisionnel par portefeuille de projets.
Notre interface de gestion projet offre un module de planification de la charge prévisionnelle dans le temps.

Cas d'utilisation gestion de projet

Suivi budget projet pour une organisation qui bénéficie de financements

Le cas des associations qui sont amenées à justifier leurs dotations ou financements.
Dans ce contexte, notre logiciel met en avant la modélisation des activités pour représenter les projets critiques et les KPI à suivre.
Si votre objectif consiste en la planification et l'évaluation de projet, vous pouvez définir l'enveloppe budgétaire à consommer sur chaque projet.
A l'arrivée, notre outil vous offre une interface pour suivre le consommé sous forme de temps passé, heures prévisionnelles, ou dépenses liées au coût des ressources humaines.

JOUROFF peut ainsi être considéré comme un logiciel de gestion d'association réalisant des études de recherche et développement, avec une finalité de justificatifs de financement.

En tant que ERP ou logiciel projet bureau d'études

Si vous recherchez un logiciel de gestion projet d'ESN, pour une activité d'ingénierie ou bureau d'étude, notre outil est tout à fait adapté dans la mesure où il vous offre une panoplie d'outils de planification de ressources, que ce soit pour le suivi analytique temps passé, le suivi de la rentabilité, ou la gestion des heures prévisionnelles du projet.

Notre solution vous permet aussi d'éditer les états sur le détail saisie de temps, facturation au temps passé, modèle de facture avec ventilation du montant facturable par projet.
Nous vous offrons un véritable ERP pour gérer l'activité de votre bureau d'étude, que vous soyez un cabinet d'architecte ou une entreprise d'ingénierie.

Suivi de projet combiné à la gestion des heures des ressources humaines

Bien souvent, la gestion de projet est corrélée à la gestion des heures de travail des salariés.
Car l'entreprise doit aussi intégrer le volet RH lié à la convention collective ou aux contrats de travail des salariés.
Dans certaines entreprises, l'on distingue deux catégories de salariés : équipe gestion de projet, et employés en saisie d'heures ou heures-sup.

Dans ce cas, notre logiciel s'appuie sur le référentiel activités pour modéliser les catégories d'activité de type production ou R&D d'un côté, puis la catégorie gestion RH pour les activités internes de l'entreprise.
Cela confère à notre outil, un côté mutualisation Gestion de projet et Suivi temps RH.
L'entreprise pourra ainsi renseigner les activités métier via la planification de la charge de projet.
Ensuite, le logiciel alimente deux tableaux de bord distincts pour la partie RH et la partie suivi de projet.

Suivi crédit d'impôt recherche ou innovation : CIR ou CII

Notre outil de projet peut aussi être utilisé dans le cadre de suivi du crédit d'impôt de recherche ou innovation.
L'objectif étant de suivre les heures consommées sur les projets de recherche en distinguant les salariés éligibles (doctorant ou ingénieur informatique), pour pouvoir extraire le coût du personnel R&D en tant que dépense éligible CIR ou CII.
Pour faire la corrélation entre le temps passé et la valeur convertible en euros, le logiciel propose un module nommé Taux budget, qui permet d'affecter le taux horaire de salaire pour le personnel concerné aux projets de recherche.

Progression de la tâche