Quels indicateurs pour le suivi de projet ?

Gestion de projet définition

La gestion de projet est un ensemble d'activités, d'outil et de méthodologies permettant à un chef de projet d'atteindre des objectifs précis.

Oui, c'est bien beau...et après ?

En tant qu'éditeur de logiciel de suivi de projet, JOUROFF va essayer de répondre à cette question en s'appuyant sur les expériences de ses différents clients.

Plus concrètement, selon les contextes d'activité les objectifs d'un projet sont mesurés différemment...

Autant pour un projet informatique, le mot clé c'est "deadline"...Force est de constater que la gestion de projet s'applique dans plusieurs domaines d'activité.
Dans ce contexte, il est difficile de statuer sur une définition sans être évasif.

Bien souvent, le résultat d'un projet se mesure par la satisfaction client...Cette satisfaction peut se baser sur un ou plusieurs critères à la fois,
de type : le résultat est-il en phase avec le cahier des charges ? les délais ont-ils été tenus ? ou tout simplement...indépendamment du délai, le budget a t-il été respecté ?

C'est autant de critères qui s'opposent les uns aux autres, suivant le contexte d'activité.

Cela nous amène a établir deux axes principaux dans le domaine de gestion de projet.

(1) D'un côté une gestion de projet orientée délégation de tâches et respect des délais.
(2) De l'autre, la gestion de la charge de travail...à savoir, la gestion de plan de charge, le temps passé par projet, et le suivi budgétaire.

Ce dernier volet concerne le plus souvent, les directeurs de projet (pilotage).

Finalement, c'est quoi gérer un projet ?

Il convient de déterminer tout d'abord votre contexte de gestion de projet :
Délais ?
Charge de travail ?
Suivi budgétaire ?

La pertinence des mots clés suivants, ramenés à votre contexte d'activité, peut permettre de déblayer le terrain :

º Délais : chiffrage, jalons, statut des tâches, avancement, date livraison ou deadline...
º Charge de travail : plan de charge ou charge prévisionnelle, reporting temps passé ou consommé, reste à faire...
º Suivi budgétaire : taux de facturation ou TJM, taux salarial, budget prévisionnel, coût réel, écarts budgétaires, chiffre d'affaire, marge

Par exemple, le fait d'indiquer que la livraison c'est dans 15 jours, détermine le délai...Mais le fait de travailler tous les jours, ou 1 jour sur 2, permet de déterminer la charge de travail sur le projet.
Par conséquent, en terme de suivi de projet, la méthodologie n'est pas la même.

Finalement derrière le terme Gestion de projet, le champ des possibles est très large, et cela dépend de plusieurs facteurs :
Le domaine d'activité de l'entreprise
La fonction du responsable projet, car un Directeur financier ne s'attend pas à produire les mêmes indicateurs qu'un chef de projet informatique
La nature du contrat avec le client, car il existe des projets facturés au temps passé, sans nécessairement se préoccuper des délais.

Quels indicateurs pour le suivi d'avancement projet ?

1) Organisation des tâches

L'une des étapes incontournables dans la gestion de projet c'est la répartition des tâches.
Simplement, nous n'allons pas tout de suite nous intéresser aux personnes destinées à réaliser les tâches, mais le chef de projet va dans un premier temps, analyser le cahier des charges, puis s'engager dans une phase de questions/reponses avec la direction ou le client final.
Le but étant de lever certaines imprécisions.

Cette étape permet au chef de projet d'analyser le périmètre fonctionnel, de mesurer ses forces et faiblesses, d'évaluer le chiffrage et enfin, procéder à la définition et répartition des tâches.
Il est fortement recommandé d'associer les collaborateurs (futurs participants au projet) aux échanges de pré-lancement...les collaborateurs, bien souvent experts dans leur domaine, peuvent contribuer au chiffrage, voir même décelér certaines incohérences en vue d'assurer le bon déroulement du projet.

Chaque tâche est porteur d'une information déterminante sur la santé du projet. Il s'agit de mettre en évidence :
la date début et fin
la ou les dépendendance(s) par rapport à d'autres tâches
la ressource affectée
le statut de la tâche (non démarrée, en cours, terminée)
Pour ce type d'activités, vous pouvez utiliser un outil Diagramme de Gantt ou mettre en place un tableau de board de planification et suivi de projet.

2) Charge de travail

La gestion de la charge de travail est sans doute la notion la moins simple à appréhender, car elle est au carrefour de plusieurs enjeux.
Selon les cas, le chef de projet va privilégier l'approche :

Gestion de temps de travail

En effet, à travers la gestion de projet, certaines entreprises doivent intégrer le suivi du temps de travail des salariés.
Dans ce contexte, le temps imputé sur les projets doit mettre en évidence les indicateurs RH, en terme de durée hebdomadaire de travail, congés, jour de récupération etc.
Si vous êtes amené à gérer ce type de besoin en même temps que la gestion de projet, vous devriez sans doute vous diriger vers une solution de type Outil GTA, pour la gestion des temps et des activités.

Reporting temps par projet ou par client

Cet aspect temps par projet implique la mise en place des indicateurs de suivi de projet de type :

º Charge estimée
º Consommé
º Reste à faire
º Taux avancement
Toutefois, pour matérialiser les écarts, vous pouvez utiliser un indicateur supplémentaire de réévaluation du reste à faire.

Par exemple :
Charge estimée = 100 jours
Consommé = 80 jours
Reste à faire/théorique = 20 jours
Reste à faire/réévalué = 0 => permet de matérialiser une avance de 20 jours sur le projet.
A l'inverse, le reste à faire peut être réévalué à la hausse pour matérialiser un retard.

Plan de charge

Le plan de charge consiste à définir la charge prévisionnelle affectée à chaque ressource.
Selon les cas, il peut s'agir d'établir le graphe d'affectation de la charge à consommer par projet, par collaborateur ou par croisement des deux ressources (projet/collaborateur).

Capacity planning

Encore appelé gestion de la capacité...Le Capacity Planning permet de mettre en évidence la capacité à consommer une charge de travail par rapport aux ressources disponibles.

3) Suivi budgétaire projet

Bien souvent, la gestion de projet est corrélée au suivi budgétaire...Il s'agit de mesurer le coût réel du projet d'autant plus que 30% de projets ne respectent pas les délais, et cela impacte inévitablement le coût du projet.

La plus petite unité d'un projet étant la tâche, dans un contexte de suivi budgétaire projet, il faut considérer que chaque personne qui réalise une tâche doit indiquer le temps passé.

En parallèle, il convient de définir le taux de salaire par collaborateur de façon à l'indexer au temps passé.
Certains projets ont des structures complexes et exigent des indicateurs suivi budgétaires beaucoup plus avancés, de type : Budget prévisionnel, Solde budget, facturation en mode régie ou au forfait.
Dans ce contexte, il est recommandé d'utiliser un outil approprié de type logiciel de gestion de projet intégrant le suivi budgétaire.