Solution RH pour le suivi des absences


Fini le fichier excel...Economisez 80% de votre temps

✓ Suivi des demandes d'absences, RTT, arrêt maladie...
✓ Planning des absences des employés, y compris le télétravail
✓ Gestion des tickets restaurant, et déclaration notes de frais
✓ Calcul solde CP et mise à jour automatique
✓ Export des compteurs vers la Paie
✓ Report automatique des soldes (compte épargne temps, CET...)


Essai gratuit
Découvrez la vidéo

Le suivi des absences - qu'est-ce que c'est ?

Le suivi des absences est un ensemble de procédures qui facilitent le décompte des soldes CP, ainsi que la visualisation des compteurs des CP des collaborateurs.
Ainsi, notre outil de congés intègre les règles sociales RH sur le nombre de jours de CP à acquérir par mois ou par période annuelle.
Pour vous faciliter la tâche, JOUROFF en tant que portail RH en ligne, vous permet d'automatiser le processus RH, en partant de la demande d'absence initiée par le collaborateur, jusqu'à la validation par le Manager.
Grâce à l'automatisation, le suivi des absences devient une simple formalité dans votre gestion des ressources humaines.
En effet, d'un simple clic le tableau suivi des absences automatisés, par remplacement de votre tableau de solde CP en Excel, va générer une synthèse mensuelle des jours pris à date.
A la fin du mois, un tableau de suivi CP excel peut être extrait sous forme de fichier afin d'être présenté au gestionnaire paie ou à votre comptable pour la suite du processus administratif.

Pour plus de détails, vous pouvez générer un compte de démo gratuit, ou encore visualiser la vidéo suivi des absences proposée par notre site.

Pourquoi choisir JOUROFF ?

♦ 99% de nos clients sont satisfaits (voir avis clients)
♦ Chez JOUROFF nous réalisons nos propres interfaces graphiques.
Cela permet d'adapter notre Solution RH à votre besoin.
♦ Notre priorité c'est de vous accompagner tout au long de votre expérience de digitalisation RH.
Au prime abord, les fonctionnalités qui retiennent l'attention consiste en l'automatisation du process RH...Mais la saisie des temps RH étant un sujet complexe, JOUROFF propose également des fonctionnalités avancées, à savoir :

º Report automatique des soldes CP, d'une période à l'autre
º Comptage des tickets restaurant, en fonction des CP pris
º Opération sur compteur CP. Ex : Ajustement sous forme de débit ou crédit
º Profil et visibilité des compteurs en fonction du contrat du salarié
º Compteur dédiés aux salariés forfaits jours
º Vous créez autant de compteurs que nécessaire...Le tout sur un même planning !
Ex : Télétravail, absence sans solde, Jours de fractionnement, Ancienneté etc.

Tableau des vacances du personnel

Nous vous proposons un portail RH qui permet l'automatisation du processus suivi absences des employés.

Le salarié initie sa demande depuis son espace personnel, le Manager reçoit une notification pour valider la demande d'absence.
En parallèle, les soldes sont mis à jour automatiquement, tout en offrant la possibilité de faire d'exporter les variables Paie.

Vous avez également la possibilité d'ajouter les jours de repos validés dans votre Agenda Google ou Outlook.
Le suivi absence proposé par JOUROFF vous simplifie la vie en automatisant le processus RH et demandes des jours de repos, en passant par la gestion des compteurs Tickets restaurant, la prise en compte des salariés à temps partiel, mais aussi les salariés au forfait jours.

Vous maîtrisez la planification des absences des salariés.



Planning congés

Planification annuelle des jours de repos

Notre tableau suivi absences vous offre la possibilité de visualiser sur une année complète, la planification des vacances pour une meilleure organisation du travail.



Planning annuel




Essai gratuit

Suivi des absences et règles de décompte

A la mise en place du portail suivi des absences, le manager déclare les paramètres RH qui correspondent aux contraintes de votre entreprise :

♦ Règles d'appréciation des compteurs d'absences
♦ Décompte de CP en jours ouvrés ou jours ouvrables
♦ Décompte des CP pour les salariés à temps partiel
♦ Nombre de jours de repos par mois
♦ Export CP et absences vers la paie
♦ En tant que responsable RH, je délègue la validation à un autre collègue Manager



Congés

Paramétrage des règles ancienneté

Certaines conventions collectives prévoient des droits de jours de repos ancienneté pour les salariés répondant à un certain nombre de critères.
La première condition étant la date d'ancienneté dans l'entreprise, mais dans d'autres cas, il peut s'agir d'intégrer également le critère Age pour l'attribution de jours supplémentaires au titre de l'ancienneté.

Le tableau suivi congé JOUROFF vous donne la possibilité de paramétrer des règles de jours ancienneté de façon dynamique.
Ces règles sont basées sur la catégorie socio-professionnelle de chaque salarié en fonction des dispositions de votre convention collective.
Le tableau suivant présente les règles de jours ancienneté à automatiser via l'outil RH.



Statut du Salarié
Ancienneté
Age
Nombre de jours de CP
ETAM
+ de 5ans et moins de 10 ans
-
2 jours
ETAM
+ 10 ans
-
3 jours
Cadre
+ de 5ans et moins de 10 ans
-
4 jours
Cadre
+ de 10 ans
-
5 jours

Validation Manager

En tant qu'administrateur je peux consulter l'espace Suivi de CP assigné à chaque Manager :

♦ Demande d'absences en attente de validation
♦ Equipe à valider
♦ Managers Délégation

Export compteurs vers la Paie

Le tableau suivi absence vous donne la possibilité de personnaliser le format du fichier afin d'exporter les soldes :
♦ Entete, format date etc.
♦ Vous définissez l'ordre des colonnes par glisser/déposer
Votre tableau excel est personnalisable, vous pouvez ensuite l'importer facilement au niveau de la paie.
A travers cette procédure, le tableau suivi congé garantit une compatibilité avec la plupart des solutions de gestion Paie du marché.

Suivi absence et salariés au forfait jours

Grâce à notre tableau suivi congé et Reporting, nous mettons en évidence, d'un côté les jours effectivement travaillés, et de l'autre, les jours de repos posés par le salarié.

Le tableau de suivi absence vous offre une vue d'ensemble qui permet :
♦ de contrôler les périodes légales de prises de CP
♦ de maîtriser les contrats des salariés au forfait jours
♦ de mieux organiser le planning d'équipe, suivant les pics d'activité



Congés




Découvrez gratuitement le logiciel

Quelques cas pratiques pour le suivi des vacances



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Décompte en jours ouvrés et jours ouvrables

Une des questions fréquentes en matière de suivi absence c'est la différence entre jours ouvrables et jours ouvrés.
Cela permet notamment de déterminer le nombre de jours de repos par mois.
Il est à noter que les jours ouvrables ce sont tous les jours de la semaine à l'exception des jours fériés non travaillés et du jour de repos hebdomadaire (le dimanche généralement).
Cela revient à considérer qu'une semaine ordinaire compte 6 jours ouvrables, le Samedi y compris car celui-ci n'est pas considéré comme un jour de repos hebdomadaire.

Quant aux jours ouvrés, ils correspondent aux jours effectivement travaillés dans votre entreprise. Ceux-ci s'apparentent aux jours pendant lesquels votre entreprise est ouverte.

Pour vous faciliter les choses, le portail suivi absence JOUROFF vous offre un espace de paramétrage très avancé permettant de choisir l'option qui correspond à votre situation.
Par défaut l'outil RH affecte 2.08 en tant que nombre de jours de repos acquis par mois pour le mode jours ouvrés, soit 25 jours ouvrés par an.
Et 2.5 le nombre de jours de repos acquis par mois en jours oubrables, soit 30 jours ouvrables pour une année complète.
Toutefois, le suivi des absences vous laisse la possibilité d'affiner les règles RH d'acquisition suivant les dispositions de votre convention collective.



Essai gratuit


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Système d'acquisition et de décompte solde

A partir du moment où vous avez su établir la différence entre les CP jours ouvrés et jours ouvrables, le décompte des CP est assez simple.
La règle de base consiste à dire que le système de décompte de CP va retenir le premier jour où le salarié aurait dû travailler, puis on décompte tous les jours ouvrés (ou ouvrables) jusqu'à la reprise.
Dit autrement, le décompte des CP se base sur le nombre de jours ouvrés (ou ouvrables) inclus dans la période d'absence.
Le but du portail RH étant d'automatiser complètement votre processus rh, en partant de la déclaration des dates par le salarié jusqu'au calcul des soldes.



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Décompte salariés temps partiel

Les salariés à temps partiel n'échappent pas à la règle de calcul présenté ci-dessus.
Par exemple, le cas d'un salarié à temps partiel 80% ne travaillant pas le mercredi.
D'un côté la règle d'acquisition des salariés à temps partiel demeure la même que pour les salariés à temps plein, cependant, le décompte des jours de repos se base sur le nombre de jours ouvrés ou ouvrables inclus dans la période de prise de CP, y compris les jours considérés comme non travaillés au titre du temps partiel.

Toutes ces règles de décompte peuvent s'avérer complexes et chronophages, c'est la raison pour laquelle le portail RH JOUROFF vous offre un espace dans lequel vous définissez les règles de base, ensuite le système suivi absence s'occupe du reste.

Les fonctionnalités essentielles dans le suivi des absences
Même si de prime abord, l'utilisateur privilégie la simplicité de navigation et l'ergonomie, il faut souligner qu'un portail suivi absences doit être considéré comme un outil RH métier dans le domaine de gestion des ressources humaines.
De ce fait, il doit répondre à des critères de fonctionnalités techniques avancées. Parmi les fonctionnalités indispensables, nous pouvons citer :

♦ Solutions suivi des CP intégrant les collaborateurs temps partiel.
♦ Décompte en jours ouvrés ou jours ouvrables. Dans le cas des jours ouvrables, le portail de gestion des vacances doit pouvoir déduire le samedi au titre du jour ouvrable.
♦ Planning absences avec intégration des tickets restaurant. Dans ce cas, le tableau suivi CP effectue le décompte des tickets restaurant, à savoir un ticket restaurant par jour de congé.
♦ Suivi des absences intégrant les règles de jours ancienneté. Exemple, crédit de 3 jours pour 15 ans d'ancienneté.
Cette automatisation est assurée grâce aux règles ancienneté définies dans l'outil RH, suivant les prérogatives de convention collective.
♦ Visibilité des droits RH par type de contrat salarié. Exemple, la possibilité d'afficher ou de masquer les jours de récupération temps de travail (RTT) pour les collaborateurs à temps partiel
♦ Paramétrage de la période de référence. Il s'agit de déclarer dans l'outil si les CP sont gérés suivant une période de Janvier à Décembre (année civile) ou de Juin N à Mai N+1.
♦ Paramétrage des conditions de prise de CP. Possibilité de définir si les compteurs (soldes) débiteurs sont autorisés...ou encore l'autorisation oui ou non des demandes d'absences en déhors de la période légale.
♦ Système de suivi des absences permettant d'estimer les jours de fractionnement
♦ Planification en ligne des absences en intégrant les jours de récupération. A noter que le tableau suivi congé jouroff permet de déclarer les jours de récupération, en parallèle, le manager reçoit une notification pour valider les jours de récupération.