Gérer les notes de frais manuellement, c’est du temps perdu pour les salariés, des erreurs de remboursement et des justificatifs qui s’égarent. JOUROFF centralise la saisie, la validation et l’export des notes de frais dans le même outil que votre gestion RH et votre suivi de projet.
Vos salariés saisissent leurs dépenses depuis leur ordinateur ou leur smartphone, insèrent leurs justificatifs, et leur manager est notifié automatiquement pour valider ou rejeter. Tout le processus est dématérialisé, tracé et exportable.
Accessible dès 3€/mois par utilisateur pour le module de base (gestion des absences et récupérations). Le module notes de frais vient s’ajouter selon vos besoins, pour une solution qui s’adapte à votre organisation, pas l’inverse.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des notes de frais ?
Un logiciel de gestion des notes de frais permet de dématérialiser l’ensemble du processus de remboursement des dépenses professionnelles. Il remplace les feuilles Excel, les e-mails de validation et les classeurs de justificatifs papier par un circuit entièrement numérique.
Concrètement, il permet de :
Créer et soumettre une note de frais depuis ordinateur ou mobile
Insérer les justificatifs directement depuis le smartphone
Faire valider la dépense par le manager en un clic
Exporter les données vers la paie ou la comptabilité
Affecter chaque dépense à un projet ou une mission
En résumé : moins d’administratif pour les salariés, moins d’erreurs pour les RH, et une traçabilité complète pour l’entreprise.
Comment fonctionne la gestion des notes de frais dans JOUROFF ?
Étape 1 - Le salarié saisit sa note de frais
Depuis son espace en ligne sur ordinateur ou depuis l’application mobile JOUROFF (Android et iOS), le salarié crée sa note de frais. Il renseigne le type de dépense, le montant, la date et insère son justificatif.
Étape 2 - Le manager est notifié
Étape 3 - Export et remboursement
Quelles catégories de dépenses JOUROFF gère-t-il ?
Repas : déjeuners professionnels, dîners clients
Hébergement : hôtels, locations pour déplacements professionnels
Transport : train, avion, taxi, transports en commun
Frais kilométriques : déplacements en véhicule personnel avec saisie du nombre de kilomètres et du barème kilométrique
Au réel : remboursement du montant exact de la dépense justifiée
Au forfait : remboursement d'un montant fixe défini à l'avance, quel que soit le montant réel
Affectation des dépenses par projet ou par mission
JOUROFF permet d’affecter chaque dépense à un projet ou une mission spécifique. C’est particulièrement utile pour les bureaux d’études, ESN et cabinets de conseil qui ont besoin de refacturer les frais à leurs clients ou de justifier les coûts par affaire.
Gestion de la TVA sur les notes de frais
JOUROFF intègre la gestion de la TVA sur les notes de frais. Pour chaque dépense, vous renseignez le montant TTC et le taux de TVA applicable. Le logiciel calcule automatiquement le montant HT et la TVA récupérable, selon les règles définies par votre entreprise.
Cette fonctionnalité facilite le traitement comptable des notes de frais et l’export vers votre logiciel de comptabilité.
Gestion des salariés invités et tickets restaurant
JOUROFF propose une fonctionnalité de gestion des salariés invités sur les notes de frais. Concrètement :
Lors de la saisie d’un repas professionnel, le salarié peut rattacher en tant qu’invités d’autres employés de l’entreprise présents lors du repas. Cette option a une incidence directe sur les tickets restaurant : si un salarié est rattaché comme invité sur un repas déclaré en note de frais, un ticket restaurant est automatiquement déduit de son compteur pour cette journée.
Le nombre de tickets restaurant s’ajuste ainsi automatiquement en fonction des repas déclarés sur les notes de frais, garantissant une cohérence entre les avantages salariaux et les dépenses réellement engagées.
Export des notes de frais et des justificatifs
JOUROFF permet d’exporter l’ensemble des notes de frais validées avec leurs justificatifs. L’export inclut :
Le détail des dépenses par salarié, par catégorie et par période
Les montants HT, TVA et TTC
L'affectation par projet ou mission
Pour quelles entreprises est fait ce module ?
Le module notes de frais de JOUROFF s’adresse à toutes les structures dont les salariés engagent des dépenses professionnelles dans le cadre de leur activité.
Bureaux d’études et cabinets de conseil : refacturation des frais aux clients, affectation par affaire, justification des coûts par projet.
ESN et consultants : déplacements fréquents, notes de frais multi-missions, export vers la facturation client.
Collectivités et associations : traçabilité des dépenses par mission ou par subvention, export comptable.
PME avec des salariés en déplacement : simplification du processus de remboursement, suppression des justificatifs papier.
En résumé : si vos salariés engagent des dépenses professionnelles et que leur remboursement vous prend du temps, le module notes de frais de JOUROFF est fait pour vous.
Tableau des fonctionnalités — Notes de frais
| Fonctionnalités | Ce que ça vous apporte |
|---|---|
| Catégories de dépenses personnalisables | Repas, hébergement, transport, frais kilométriques — adaptables à votre entreprise |
| Remboursement au réel ou au forfait | Flexibilité selon vos politiques internes de remboursement |
| Affectation par projet ou mission | Refacturation client facilitée, |
| Gestion de la TVA | Affectation des taux de TVA récupérable par dépense |
| Justificatifs | Insertion depuis smartphone, justificatif joint à la note de frais. |
| Validation manager | Notification automatique, validation ou rejet en un clic |
| Gestion des salariés invités | Rattachement d'invités sur un repas avec déduction automatique du ticket restaurant |
| Ajustement des tickets restaurant | Compteur mis à jour automatiquement selon les repas déclarés |
| Export des notes de frais | Export avec justificatifs, |
| Saisie mobile Android et iOS | Le salarié gère ses notes de frais depuis son smartphone, même en déplacement |
Pourquoi gérer les notes de frais dans JOUROFF plutôt qu'un outil séparé ?
Tout dans le même outil
JOUROFF centralise la gestion RH, le suivi de projet, le plan de charge et les notes de frais dans une seule interface.Un processus entièrement dématérialisé
De la saisie mobile à l’export comptable, tout le circuit est numérique. Fini les enveloppes de tickets, les tableaux Excel et les mails de relance pour obtenir les justificatifs.
Une gestion cohérente des tickets restaurant
FAQ - Logiciel de gestion des notes de frais
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Comment saisir une note de frais dans JOUROFF ?
Peut-on affecter une note de frais à un projet spécifique ?
Comment fonctionne la gestion des tickets restaurant avec les notes de frais ?
JOUROFF gère-t-il la TVA sur les notes de frais ?
Peut-on exporter les notes de frais avec les justificatifs ?
Oui. JOUROFF permet d’exporter l’ensemble des notes de frais validées avec leurs justificatifs. Quel est le prix du module notes de frais JOUROFF ?
JOUROFF propose une offre modulable démarrant à 3€/mois par utilisateur. Le module notes de frais peut être ajouté selon vos besoins. Une démo gratuite est disponible sans engagement.
