3 axes pour le suivi de projet : Temps passé, Jours prévisionnels, Budget
Un outil suivi de projet qui s’adapte à votre métier…
Création structure projet : portefeuilles, sous-projets, tâches...
Planifier les tâches par collaborateur ou capacity planning
Budget projet et suivi dépassement du solde budgétaire
Analytique temps passé : décomposition temps consommé par ressource ou par projet
Planification des ressources projet
Qu'est ce qu'un logiciel gestion projet ?
Un logiciel gestion de projet est un outil qui aide à l’organisation des activités d’un projet pour atteindre les objectifs fixés, en temps et en heure.
Un logiciel projet offre des fonctionnalités de planification de ressources pour aider le chef de projet à disposer les composantes essentielles pour le bon déroulement du projet.
Suivi consommé sur un projet
Pourquoi choisir l'outil suivi de projet JOUROFF ?
Gestion de projet dans l'outil JOUROFF mode d'emploi
Modélisation du système d'information : arborescence projets
Notre outil de planification de ressource accorde une place importante à la représentation des données.
Nous sommes parti du constat selon lequel les logiciels sont désormais en mode Saas (logiciel en ligne) avec un modèle de données pré-codé. Cela ne laisse pas beaucoup de possibilités aux entreprises de disposer d’un logiciel sur mesure, ou se rapprochant au plus près de leur métier.
C’est la raison pour laquelle nous avons imaginé un modèle de données adaptable qui consiste à représenter votre contexte d’activité.
Grâce à notre capacité d’adaptation, les organisations que nous modélisons peuvent être à la fois simples et complexes. Nous pouvons citer l’exemple d’une entreprise qui souhaitent mettre en évidence des activités internes de gestion RH d’un côté, puis les projets de recherche et développement (R&D) de l’autre côté.
Pour ce faire, notre système propose un référentiel qui permet de créer plusieurs catégories d’activités.
Axes analytiques : caractéristiques communes aux projets ou groupement.
Suivant l’exemple évoqué ci-dessus, les projets de type R&D peuvent avoir des contraintes métier supplémentaires.
Par exemple, le fait que certains projets de recherche et développement peuvent être éligibles au crédit d’impôt CIR ou CII, notre outil offre la fonctionnalité de groupement de projets en tant qu’axe analytique.
Dès lors, il devient possible de filtrer les projets ayant la caractéristique crédit d’impôt, pour pouvoir répertorier les indicateurs de suivi sur ce type de projet.
A noter que les axes analytiques s’appliquent dans plusieurs cas possibles et imaginables, comme par exemple, le fait de filtrer un financeur affilié à un ou plusieurs projets.
Le cas du financeur Europe sur les projets censés justifier leurs financements aacordés par l’unition européenne.
Planification des tâches du projet
Réservation du nom de domaine du site 1 an avant (en tant que deadline ou point d'atterrissage du projet)
Création des rubriques du site 8 mois avant
Création du contenu 6 mois avant
Mise en forme du site 1 mois
Etc.
Que ce soit pour l’élaboration d’un diagramme de gantt projet standard qui part du début des tâches, notre outil de planification projet vise à planifier les actions et tâches à consommer dans le temps, date par date, au niveau de chaque membre de l’équipe projet.
Rapprochement entre le prévisionnel projet et temps consommés
La planification des tâches vise à garantir le respect des délais, mais surtout le non dépassement du budget ou du temps consommé.
Pour assurer l’équilibre entre le prévisionnel et le consommé, notre logiciel propose un module qui permet de faire le rapprochement entre le volume alloué et le temps consommé sur le projet.
Lorsque les jours prévisionnels ne sont pas respectés, le logiciel affiche le différentiel ou l’écart du consommé en rouge, de façon à alerter le chef de projet.
Ci-dessous l’illustration par un exemple :
Préférence estimation du prévisionnel projet
La gestion des projets est un domaine dont le mode de fonctionnement varie selon les entreprises ou selon les sujets.
Dans le suivi de projet, il peut arriver qu’un l’on s’intéresse uniquement au temps consommé, sans pouvoir établir un prévisionnel projet.
Ou encore, ne pas pouvoir définir un chiffrage, mais plutôt additionner les jours affectés à chaque collaborateur pour déterminer le volume global prévisionnel du projet.
Pour gérer efficacement ces différentes contraintes, le logiciel suivi de projet JOUROFF propose différentes options pour estimer le chiffrage prévisionnel d’un projet. Parmi lesquelles :
Désactivation de l'option suivi du prévisionnel :
Aucun indicateur de suivi de chiffrage ne sera affiché pour ce projet.
Valeur fixe :
Chiffrage global du projet. Exemple : 100 jours estimés pour la réalisation du projet.
Valeur fixe, et rapprochement jours alloués :
Chiffrage global, qui sera ensuite comparé aux jours prévisionnels cumulés de chaque employé, afin de mesurer l'écart.
Cumul jours alloués sur employés :
Le chiffrage global correspond au cumul des jours alloués sur chaque collaborateur.
Pas de prévisionnel, mesurer uniquement le temps consommé :
Le logiciel se focalise sur le consommé via les feuilles de temps, c'est à dire, les imputations du temps consommé sur le projet
Préférence Estimation budget
Comme pour l’estimation du chiffrage projet détaillé ci-dessus, le logiciel propose plusieurs options pour estimer le budget.
Désactivation budget projet :
Aucun indicateur de suivi de coût ou rentabilité ne sera affiché pour ce projet
Valeur fixe :
Chiffrage global du projet. Exemple : 80 000 € estimés au titre du budget prévisionnel du projet
Valeur fixe, et rapprochement coût RH prévisionnel :
Chiffrage global, qui sera ensuite comparé au prévisionnel sur chaque collaborateur, converti en coût RH, afin de mesurer l'écart
Cumul coûts RH alloués sur collaborateurs:
Le chiffrage global correspond au cumul des jours alloués sur chaque employé, converti en coût RH
Pas de prévisionnel, mesurer uniquement le coût consommé :
Le logiciel se focalise sur le consommé via les feuilles de temps permet de déclarer les heures réalisées sur le projet
Valeur fixe, et rapprochement facturation prévisionnelle :
Chiffrage global, qui sera ensuite comparé aux jours prévisionnels sur chaque collaborateur, converti en montant à facturer, afin de mesurer l'écart.
Cumul facturations allouées sur collaborateurs:
Le chiffrage global correspond au cumul des jours alloués sur les collaborateurs, converti en montant à facturer
Pas de prévisionnel, mesurer uniquement le montant à facturer :
Le logiciel se focalise sur le consommé via les feuilles de temps
Saisie des temps et suivi analytique temps passé
Une des composantes essentielles dans le suivi de projet c’est le suivi du temps passé par ressource.
Notre outil gestion des temps s’appuie sur la modélisation des données effectuée en amont afin de produire des indicateurs pertinents.
Comme décrit dans l’introduction, la première des choses à faire c’est la modélisation de votre modèle de données.
Cela passe par notre format de données afin de mieux représenter votre métier.
Cette étape permet de mettre en évidence les types de ressources gérées par votre système d’information.
Suivant vos contraintes de suivi temps et activités, le logiciel suivi projet JOUROFF offre la possibilité de créer des portefeuilles de projets représentant des clients ou des poles de compétences.
Dans ces portefeuilles s’y trouvent des projets qui peuvent à leur tour, être modélisés en plusieurs phases.
Le but pour le logiciel suivi projet étant la mise à disposition d’un tableau de bord qui permet de maîtriser le temps passé par projet, par collaborateur ou par activité.
La planification des tâches
Suivant les contraintes d’organisation, tous les projets ne nécessitent pas une planification des tâches à réaliser dans un délai imparti.
L’organisation des tâches avec des dates butoirs ou des jalons se pratique généralement sur les projets ayant des délais de livraison précis, le plus souvent sur les projets IT.
Dans un tel contexte, l’élaboration d’un diagramme de Gantt permet de visualiser les tâches dans le temps.
Dans le cadre de la gestion de projet, un jalon aussi appelé milestone est une échéance importante du projet, symbolisé par un losange dans un diagramme de Gantt.
Le logiciel de gestion projet JOUROFF propose un outil de planification des tâches qui permet de matérialiser les dates d’échéances des différentes actions à mener jusqu’à la fin du projet. Mais aussi les dépendances entre les tâches à travers un diagramme de Gantt.
Toutefois, certains projets ne nécessitent pas la planification des tâches et des délais de livraison, car l’accent est mis sur les jours consommés, plutôt que les dates butoirs et délai de livraison.
Cet aspect de suivi du consommé sur un projet est mis en avant dans notre logiciel de suivi de projet pour offrir une vision globale aux directeurs de projet, du point de vue chiffrage ou coût prévisionnel par portefeuille de projets.
Notre interface de gestion projet offre un module de planification des jours prévisionnels dans le temps.
Cas d'utilisation gestion de projet
Suivi budget projet pour une organisation qui bénéficie de financements
Le cas des associations qui sont amenées à justifier leurs dotations ou financements.
Dans ce contexte, notre logiciel met en avant la modélisation des activités pour représenter les projets critiques et les KPI à suivre.
Si votre objectif consiste en la planification et l’évaluation de projet, vous pouvez définir l’enveloppe budgétaire à consommer sur chaque projet.
A l’arrivée, notre outil vous offre une interface pour suivre le consommé sous forme de temps passé, heures prévisionnelles, ou dépenses liées au coût des ressources humaines.
JOUROFF peut ainsi être considéré comme un logiciel de gestion d’association réalisant des études de recherche et développement, avec une finalité de justificatifs de financement.
En tant que ERP ou logiciel projet bureau d'études
Si vous recherchez un logiciel de gestion projet d’ESN, pour une activité d’ingénierie ou bureau d’étude, notre outil est tout à fait adapté dans la mesure où il vous offre une panoplie d’outils de planification de ressources, que ce soit pour le suivi analytique temps passé, le suivi de la rentabilité, ou la gestion des heures prévisionnelles du projet.
Notre solution vous permet aussi d’éditer les états sur le détail saisie de temps, facturation au temps passé, modèle de facture avec ventilation du montant facturable par projet.
Nous vous offrons un véritable ERP pour gérer l’activité de votre bureau d’étude, que vous soyez un cabinet d’architecte ou une entreprise d’ingénierie.
Suivi de projet combiné à la gestion des heures des ressources humaines
Bien souvent, la gestion de projet est corrélée à la gestion des heures de travail des salariés.
Car l’entreprise doit aussi intégrer le volet RH lié à la convention collective ou aux contrats de travail des salariés.
Dans certaines entreprises, l’on distingue deux catégories de salariés : équipe gestion de projet, et employés en saisie d’heures ou heures-sup.
Dans ce cas, notre logiciel s’appuie sur le référentiel activités pour modéliser les catégories d’activité de type production ou R&D d’un côté, puis la catégorie gestion RH pour les activités internes de l’entreprise.
Cela confère à notre outil, un côté mutualisation Gestion de projet et Suivi temps RH.
L’entreprise pourra ainsi renseigner les activités métier via la planification des tâches du projet.
Ensuite, le logiciel alimente deux tableaux de bord distincts pour la partie RH et la partie suivi de projet.
Suivi crédit d'impôt recherche ou innovation : CIR ou CII
Notre outil de projet peut aussi être utilisé dans le cadre de suivi du crédit d’impôt de recherche ou innovation.
L’objectif étant de suivre les heures consommées sur les projets de recherche en distinguant les salariés éligibles (doctorant ou ingénieur informatique), pour pouvoir extraire le coût du personnel R&D en tant que dépense éligible CIR ou CII.
Pour faire la corrélation entre le temps passé et la valeur convertible en euros, le logiciel propose un module nommé Taux budget, qui permet d’affecter le taux horaire de salaire pour le personnel concerné aux projets de recherche.
